Guía del usuario de <APPSiS> Money

¿Quiere saber todo lo que hay que saber acerca de cómo utilizar su cuenta de <APPSiS> Money? No busque más que nuestra Guía del usuario, donde aprenderá todo acerca de la creación y envío de facturas, recepción de pagos, creación de tareas, conversión de presupuestos en facturas, facturas recurrentes, introducción de créditos y mucho, mucho más.

INTRODUCCIÓN

Vamos a familiarizarlo con una visión general básica de la estructura del sitio web de <APPSiS> Money. Una vez que haya envuelto su mente alrededor de algunos conceptos centrales, es tan fácil como ABC para gestionar eficazmente sus cuentas empresariales independientes.

El sistema de facturación <APPSiS> Money se basa en dos pilares principales:

  • Las páginas de lista son páginas de resumen de las diversas actividades de su cuenta. Estos incluyen la página de lista de clientes, la página de lista de tareas, la página de lista de facturas y la página de lista de pagos. Las páginas de lista se encuentran en la barra de tareas principal del sitio <APPSiS> Money. Simplemente haga clic en Clientes, Tareas, Facturas o Pagos para abrir la página de la lista que necesita. Las páginas de lista proporcionan una vista general centralizada y una estación de administración para el componente particular de su cuenta. Por ejemplo, la página de lista de clientes es una lista de todos sus clientes, con información de acompañamiento y enlaces prácticos, para que pueda administrar todos sus clientes en una sola página.
  • Las páginas de acción son páginas dedicadas a una acción específica que puede realizar en su cuenta de <APPSiS> Money. Los ejemplos incluyen Crear nuevo cliente, Introducir crédito, Crear nueva factura, Crear factura recurrente, Introducir crédito, Introducir pago y Crear nueva tarea. Todas las acciones que realice serán grabadas en las páginas de la Lista, actualizadas en tiempo real para reflejar su actividad de facturación de minuto a minuto.

Por lo tanto, recuerde la regla de <APPSiS> Money: las páginas de lista proporcionan una visión general de resumen y las páginas de acción facilitan su actividad de facturación .

Le invitamos a navegar por la guía del usuario para obtener información más detallada. Siempre estamos tratando de tomar <APPSiS> Money un paso por delante, así que si tienes algún comentario, pregunta o sugerencia, nos encantaría saber de ti.

Inicio

Bienvenido a la página Inicio del sistema de facturación <APPSiS> Money. Esta es la primera página que verás cuando inicies sesión. Proporciona una visión general del estado de facturación de su negocio. Da una vista general, fácil de comprender. Cuando llegue a la página de Inicio, vislumbrará un resumen instantáneo, completo y fácil de usar, mostrando todo lo que está sucediendo en tiempo real en el sistema de facturación.

Así que vamos a saltar a la derecha y echar un vistazo a los diferentes elementos que componen su panel de facturación.

Cuando inicie sesión en su cuenta de <APPSiS> Money, automáticamente llegará a la página de Inicio. Para ir a la página de Inicio desde cualquier lugar del sitio, haga clic en la ficha Inicio de la barra de tareas principal.

Lo primero que notará en la página de Inicio son los tres grandes cuadros de datos en la parte superior de la pantalla. Éstos se diseñan para ofrecer una descripción simple con todo de gran alcance de sus cuentas totales del negocio:

  • Ingresos totales : El monto total que su negocio ha traído hasta la fecha.
  • Promedio de factura : El importe de la factura media actual. Tenga en cuenta que esto cambiará con el tiempo, dependiendo de sus ingresos.
  • Pendiente : el importe total de todas las facturas pendientes de pago.

Consejo

Si se le paga en una variedad de monedas, los tres cuadros de datos de su panel mostrarán los importes correspondientes en todas las monedas.

Debajo de los tres cuadros de datos principales, hay cuatro "ventanas" que resumen diferentes aspectos de su actividad de facturación.

Ventana 1: Actividad

La lista de actividades es increíblemente útil ya que presenta un resumen actualizado y lleno de información de lo que está sucediendo en todo su sistema de facturación. Cada acción tomada, ya sea por usted o por uno de sus clientes, se enumeran en orden cronológico, junto con la fecha en que ocurrió la acción. La lista se actualiza en tiempo real y las acciones más recientes se muestran en primer lugar, para obtener una comprensión minuto a minuto de su actividad de facturación.

La lista de actividades incluye todas las posibles acciones que se pueden realizar en su sistema de facturación <APPSiS> Money, incluyendo:

  • Creación de una factura
  • Envío de una factura
  • Creación de un nuevo cliente
  • Archivar / eliminar un cliente
  • Creación de un crédito
  • Su cliente que está viendo su factura
  • Su cliente que envía un pago
  • Y muchos, muchos más

Consejo

Puede ver un recuento en tiempo real del número de facturas enviadas, que se muestra en la parte superior derecha de la barra de encabezado Notificaciones azul.

Ventana 2: Pagos Recientes ¶

La lista de pagos recientes proporciona un resumen de los pagos de sus clientes, y los pagos más recientes aparecen en la parte superior de la lista. La lista de pagos recientes presenta una descripción general de la siguiente información clave:

  • Factura # : El número de referencia de la factura
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha de Pago : La fecha en que se realizó el pago
  • Cantidad : El monto del pago. Tenga en cuenta que la cantidad se mostrará en la moneda en la que se pagó.

Nota

Para que las facturas o las cotizaciones aparezcan en la página de Inicio, los campos Fecha de vencimiento y Válido deben completarse. Las facturas o cotizaciones que carezcan de esta información no se podrán ver en Inicio.

Ventana 3: Próximas facturas

La siguiente lista de facturas proporciona un resumen de todas las facturas con fechas aproximadas. La siguiente lista de facturas presenta una descripción general de la siguiente información clave:

  • Factura # : El número de referencia de la factura
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha de pago : La fecha de vencimiento del pago
  • Pendiente : El monto adeudado

Ventana 4: Facturas vencidas

La lista de anticipos de facturas proporciona un resumen de todas las facturas pendientes de pago. La lista de anticipos de facturas presenta una descripción general de la siguiente información clave:

  • Factura # : El número de referencia de la factura
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha de Pago : La fecha de vencimiento original del pago atrasado
  • Pendiente : Debido El monto pendiente

Nota

Las facturas archivadas, los pagos y las cotizaciones aparecerán en Inicio y sus montos se incluirán en los totales de la cuenta en la parte superior de la página. Las facturas, pagos y presupuestos eliminados no aparecerán, ni sus montos se incluirán en la página de Inicio.

Ventana 5: Próximas Cotizaciones

Si tiene una cuenta Pro, el Panel también incluirá dos ventanas adicionales que muestran sus Próximas Cotizaciones y Cotizaciones Vencidas.

La lista de Próximas Cotizaciones proporciona un resumen de todas las cotizaciones con fechas "Válida hasta". La lista de Próximas Cotizaciones presenta una descripción general de la siguiente información clave:

  • Cotización # : # El número de referencia de la cotización
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Válida hasta : La fecha de vencimiento
  • Cantidad : El importe de la cotización

Ventana 6: Cotizaciones Vencidas ¶

La lista de Cotizaciones Vencidas proporciona un resumen de todas las Cotizaciones que ya han pasado su fecha de "Válido Hasta". La lista de Cotizaciones Vencidas presenta una descripción general de la siguiente información clave:

  • Cotizacion # : El número de referencia de la cotización
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Válida hasta : La fecha de vencimiento
  • Cantidad : El importe de la cotización

Consejo

Además de mostrar una visión general útil de su actividad de facturación, la página Inicio es rica en enlaces que se pueden hacer clic y le proporciona un acceso directo a las páginas relevantes que desee ver. Por ejemplo, todos los números de factura se pueden hacer clic, lo llevan directamente a la página de factura específica y todos los nombres de clientes se pueden hacer clic, llevándolo directamente a la página de resumen de clientes específica.

Clientes

Vienen en todas las formas y tamaños. Son la razón por la que vas a trabajar por la mañana. Hay nuevos que se acercan, y los viejos que vuelven. Lo que necesita es una lista de clientes completa y actualizada para mantener su facturación en orden.

Sus clientes son el núcleo de su negocio independiente, y su página de clientes es el núcleo de su actividad en <APPSiS> Money.

Listar clientes

La página Clientes es una página de lista que presenta un resumen de todos sus clientes en una tabla de fácil uso. Piense en su página de clientes como la "estación central" de su actividad de facturación. La mayoría de las acciones de facturación cotidiana se pueden tomar de los diversos vínculos y botones que aparecen en la página de lista de clientes. Ahora, veremos de cerca la configuración de la página Clientes y el rango de acciones disponibles en la página Clientes.

Para ver la página de la lista de clientes, vaya a la barra de tareas principal y haga clic en la pestaña Clientes.

Panorama

La página Clientes presenta un resumen de lista de todos sus clientes actuales en un formato de tabla. Los principales elementos de la tabla incluyen:

  • Nombre: El nombre del cliente
  • Contacto: El nombre de la persona de contacto principal
  • Correo electrónico: La dirección de correo electrónico del cliente
  • Fecha de creación: La fecha de creación del cliente en el sistema
  • Último Acceso: la fecha en que se tomó una acción por última vez para este cliente
  • Saldo: Saldo de pago del cliente
  • Acción: una serie de acciones que puede realizar para gestionar la actividad relacionada con el cliente seleccionado

Acciones

Para seleccionar una acción para un cliente en particular, coloque el cursor sobre el ratón en cualquier lugar de la entrada de fila del cliente. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y se abrirá una lista desplegable.

Al hacer clic en una acción, se redirigirá automáticamente a la página de acción correspondiente para el cliente seleccionado. Estas son las acciones disponibles en la lista desplegable del botón Acción y las páginas de acción correspondientes que se abrirán:

  • Editar cliente Editar los detalles del cliente en la página Clientes / Editar
  • Nueva tarea Ingrese una nueva tarea en la página Tareas / Crear
  • Nueva factura Ingrese una nueva factura en la página Facturas / Crear
  • Nueva cotización Introduzca una nueva cotización en la página Cotizaciones / Crear
  • Agregar pago Introduzca un nuevo pago en la página Pagos / Crear
  • Agregar crédito Introduzca un nuevo crédito en la página Créditos / Crear
  • Archivar cliente Haga clic para archivar el cliente
  • Eliminar cliente Haga clic para eliminar el cliente

Créditos

Puede administrar sus créditos visitando la página Créditos directamente desde la página Clientes. Para abrir la página Créditos, haga clic en el botón Créditos grises que aparece en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón Nuevo cliente +. Clasificación y filtrado de clientes

Las funciones de clasificación y filtrado facilitan la administración y visualización de la información de su cliente.

Ordene la tabla de clientes a través de cualquiera de las siguientes columnas de datos: Cliente, Contacto, Correo electrónico, Fecha de creación, Último Acceso o Saldo. Para ordenar, haga clic en la pestaña de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha. (Si hace clic en la flecha de cliente, contacto o correo electrónico, los datos se mostrarán en orden alfabético o alfabético inverso.)

Filtre la lista de clientes completando el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón Créditos grises. Los clientes pueden filtrarse según el nombre del cliente, el nombre de la persona de contacto o los elementos del nombre del cliente o del nombre de la persona de contacto. He aquí un ejemplo: Vamos a filtrar la tabla para un cliente llamado "Joe Smith" de la empresa "Aplicaciones y Sistemas". Puede escribir "aplicaciones y sistemas", o "aplicaciones" o "sistemas", o incluso "app", o "sis", o "mas", o "Joe", "Smith", "Jo" "Th" o cualquier otra agrupación de letras en el nombre del cliente o en el nombre de la persona de contacto. La función de filtrado localizará y presentará automáticamente todas las entradas relevantes. Esta función facilita la búsqueda de clientes con un mínimo de información.

Consejo

¿Necesita buscar un cliente específico en su lista de clientes? Comience a escribir las primeras letras del nombre del cliente y el filtro presentará automáticamente los listados relevantes.

Archivando / Eliminación

Para archivar o eliminar un cliente específico, sitúese sobre la fila de entrada del cliente y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivar cliente o Eliminar cliente de la lista. La tabla Clientes se actualizará automáticamente. Los clientes archivados aparecerán en la tabla con un color de fuente gris más claro, mientras que los clientes eliminados se ocultan de la vista. Nota: También puede archivar o eliminar uno o más clientes a través del botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la tabla Clientes. Para archivar o eliminar clientes, marque los clientes relevantes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al nombre del cliente. A continuación, haga clic en el botón Archivar, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Desea ver los clientes archivados o eliminados? Marque la casilla marcada Mostrar clientes archivados / eliminados, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de clientes, incluidos los clientes actuales, archivados y eliminados.

  • Los clientes eliminados se muestran con una huelga a través.
  • Los clientes archivados se muestran con un color de fuente gris más claro.

Puede elegir restaurar o eliminar el cliente archivado. Para restaurar un cliente archivado, coloque el ratón sobre el área de Acción para el cliente archivado correspondiente. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar cliente en la lista desplegable. Para eliminar un cliente archivado, seleccione Eliminar cliente de la lista desplegable del botón Seleccionar.

Crear cliente

Así que, ¿has asumido un nuevo cliente? ¡Felicitaciones!

Su lista de clientes es el núcleo de su actividad de facturación, por lo que es realmente importante mantener la información actual sobre todos sus clientes. Cuando empiece a trabajar con un nuevo cliente, lo primero que tendrá que hacer es agregar el nuevo cliente mediante la introducción de su información de contacto y detalles empresariales.

Cuando cree y guarde un nuevo cliente en su lista de clientes, asegúrese de tener a mano la información relevante y actualizada. Sólo tiene que introducir la información una vez. <APPSiS> Money realiza un seguimiento automático de todas las actividades de facturación de cada cliente. ¿Necesita crear una factura, programar una tarea o actualizar un estado de pago? Simplemente seleccione el nombre del cliente en la lista de clientes.

Hay dos maneras de ingresar un nuevo cliente:

  1. Mediante la página Crear cliente.
  2. O bien, al crear una nueva factura.

Aquí, vamos a enfocarnos en ingresar un nuevo cliente a través de la página Crear cliente.

¡Vamos a empezar!

Para ingresar un nuevo cliente, vaya a la pestaña Clientes, abra el menú desplegable y haga clic en Nuevo cliente. Esto abrirá la página Crear cliente.

La página Crear cliente se divide en cuatro secciones. Introduzca la información en los campos correspondientes.

Nota

Usted no tiene que completar cada campo. Ingrese la información que es importante o necesaria para sus necesidades.

Echemos un vistazo a cada sección:

  • Empresa : Introduzca detalles sobre la empresa / empresa / organización de su cliente, incluyendo el nombre de la empresa, número de identificación, número de IVA, dirección del sitio web y número de teléfono.
  • Contactos : Introduzca el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de su persona de contacto para este cliente. Puede ingresar tantas personas de contacto como desee. Para agregar más personas de contacto, haga clic en + Añadir contacto.
  • Dirección : Introduzca la dirección de su cliente. Esto será de particular importancia si necesita enviar facturas impresas o recibos de pago.
  • Información adicional : Introduzca la moneda de pago, el idioma, la fecha de vencimiento del pago, el tamaño de la empresa (número de empleados), el sector industrial pertinente y cualquier otra nota o recordatorio privado que desee añadir (no se preocupe, nadie puede verlos pero tu.)

Una vez que haya completado la página, haga clic en Guardar para guardar la información del nuevo cliente. De ahora en adelante, al hacer clic en el campo Cliente, aparecerá el nombre del cliente en el menú desplegable. Simplemente seleccione el cliente que necesita y deje que comience la facturación.

Cómo editar información del cliente

La información que ingresa en la página Crear cliente actúa como la configuración predeterminada para este cliente. Puede cambiar estos ajustes en cualquier momento. ¿Cómo? Hay dos métodos: a través de la lista de clientes

  1. Seleccione la pestaña Clientes para ver su lista de clientes.
  2. Seleccione el cliente relevante de la lista. Se abrirá la página de resumen del cliente.
  3. Haga clic en el botón gris Editar cliente, en la esquina superior derecha de la página. Ahora será llevado a la página Clientes / Editar, donde puede editar cualquiera de los campos.

Durante el proceso de facturación

  1. Abra la página Nueva factura.
  2. Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del campo Cliente y seleccione el nombre del cliente en el menú desplegable.
  3. Haga clic en Editar cliente, que aparece debajo del campo Cliente. Esto abrirá la ventana Cliente. Ahora puede editar la información del cliente.

Facturas ▤

Bueno, es hora de facturar, y la función de facturas de <APPSiS> Money le permite hacer el trabajo rápido y con una precisión perfecta.

Con un negocio freelance bullicioso, vas a estar enviando un montón de facturas. Crear una factura es sencillo con la página Nueva factura. Una vez que haya introducido la información de clientes, trabajos y tarifas, verá una vista previa de su factura y tendrá una serie de acciones a su alcance: desde guardar un borrador hasta enviar la factura al cliente por correo electrónico , A la impresión de una copia impresa en PDF.

Lista de facturas

Con numerosas facturas para realizar un seguimiento, la página de la lista de facturas es su guía de acceso para toda la historia y el estado de todas sus facturas, incluidas las que se han pagado, las enviadas pero no pagadas y las que aún se encuentran en la fase de redacción y edición .

Panorama

La vida de una factura en el sistema de facturación <APPSiS> Money se compone de una serie de etapas:

  • Borrador : Cuando ha creado una factura, pero aún no la ha enviado. Es posible que deba editar.
  • Enviado : Ha enviado la factura, pero el cliente aún no ha pagado.
  • Visto : El cliente ha abierto el correo electrónico de la factura y visto la factura.
  • Parcial : La factura ha sido parcialmente pagada.
  • Pagado : ¡Felicitaciones! El cliente ha pagado la cantidad total de la factura.

Con el fin de entender exactamente cómo funciona la página de la lista de facturas, lo llevaremos paso a paso.

Para ver la página de la lista de facturas, haga clic en la pestaña Facturas de la barra de tareas principal. Esto abrirá la página de lista de facturas.

La página Lista de facturas muestra una tabla de todas sus facturas, en cada etapa, desde el momento en que crea una nueva factura, hasta el momento en que archiva o elimina una factura.

Vamos a explorar la lista de facturas de acuerdo con las pestañas de la barra de encabezado principal de la tabla de izquierda a derecha:

  • Número de Factura : El número de la factura
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha : Fecha en que se emitió la factura
  • Cantidad : El importe total de la factura
  • Saldo : El monto adeudado por el cliente (después de calcular los créditos y otros ajustes)
  • Fecha de Pago : La fecha de vencimiento del pago
  • Estado : El estado actual de la factura (Gris = Borrador, Azul = Enviado, XX = Visto, XX = Parcial, Verde = Pago)
  • Acción : El botón Acción proporciona un rango de posibles acciones, dependiendo del estado de la factura.

Para ver las acciones, sitúe el ratón sobre el área Acción de la entrada de factura correspondiente y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. En las facturas con estado "Borrador", la lista desplegable presenta los siguientes elementos de acción:

  • Editar factura : Edite la información de la factura en la página Editar factura.
  • Clonar Factura : duplicar la factura. A continuación, puede hacer pequeños ajustes. Esta es una forma rápida de crear una nueva factura idéntica o similar a esta factura.
  • Ver historial: Se le redirigirá a la página Facturas / Historial, donde podrá ver un historial de todas las acciones tomadas desde el momento en que se creó la factura. La página Facturas / Historial muestra una copia de la última versión de la factura y una lista desplegable de todas las acciones y la versión correspondiente de la factura. Seleccione la versión que desea ver. Haga clic en el botón azul Editar factura en la parte superior derecha de la página para editar la factura.
  • Marcar como enviada : Cuando haya enviado la factura a su cliente, marque como Enviada. Esto actualizará el estado de la factura en la lista de facturas para que pueda realizar un seguimiento.
  • Introduzca el pago : introduzca el pago correspondiente a esta factura. Se le redirigirá a la página Pagos / Crear.
  • Archivar Factura : Haga clic aquí para archivar la factura. Se archivará y se eliminará de la página de lista de facturas.
  • Eliminar factura : Haga clic aquí para eliminar la factura. Se eliminará y se eliminará de la página de lista de facturas.

Consejo

Para las facturas con estado "Visto", "Enviado", "Parcial" o "Pago", sólo se mostrarán las opciones pertinentes y aplicables de la lista anterior en la lista desplegable Acción.

Consejo

Para ordenar la lista de facturas de acuerdo con cualquiera de las columnas, haga clic en la pestaña de la columna naranja de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

Crear Factura

Aquí, nos vamos a centrar en cómo crear una nueva factura.

¡Vamos a empezar!

Para crear una nueva factura, vaya a la pestaña Facturas de la barra de tareas principal, abra el menú desplegable y haga clic en Nueva factura. Esto abrirá la página Facturas / Crear.

Al abrir la página Facturas / Crear, el sistema de facturación <APPSiS> Money creará automáticamente una factura nueva y vacía para completar. Tenga en cuenta que cada nueva factura que cree se numerará automáticamente en orden cronológico. Esto asegurará que sus registros se mantengan lógicos y organizados. (Tiene la opción de cambiar el número de factura manualmente. Lo discutiremos un poco más tarde.)

La parte superior de la factura contiene un rango de información importante específica para el cliente y el trabajo que está facturando. Vamos a explorar uno por uno:

  • Cliente : Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del campo Cliente. Seleccione el cliente relevante de la lista de clientes. SUGERENCIA: Puede crear un nuevo cliente mientras crea una nueva factura. Simplemente haga clic en el enlace Crear nuevo cliente, situado debajo del campo Cliente en la página Facturas / Crear. Se abrirá una ventana emergente que le permitirá completar los detalles del nuevo cliente. A continuación, continúe creando la factura para este nuevo cliente.
  • Fecha de factura : Fecha de creación de la factura. Haga clic en el icono de calendario para seleccionar la fecha correspondiente.
  • Fecha de vencimiento : La fecha en que se debe pagar la factura. Haga clic en el icono de calendario para seleccionar la fecha correspondiente.
  • Parcial : En el caso de que necesite facturar al cliente por un monto parcial de la cantidad total adeudada, ingrese la cantidad en el campo Parcial. Esto se aplicará automáticamente a la factura.
  • Factura # : El número de factura se asigna automáticamente al crear una nueva factura, por orden cronológico. SUGERENCIA: Puede anular manualmente el número de factura predeterminado introduciendo un número diferente en el campo Factura #.
  • PO # : El número de orden de compra. Introduzca el número de orden de compra para facilitar la consulta.
  • Descuento : Si desea aplicar un descuento a la factura, puede elegir uno de dos métodos: un importe monetario o un porcentaje del importe total adeudado. Para elegir un método, haga clic en la flecha situada en el lado derecho del cuadro junto al campo Descuento. Seleccione Porcentaje o Cantidad en la lista desplegable. A continuación, introduzca la cifra correspondiente. Por ejemplo, para aplicar un descuento del 20%, ingrese el número 20 y seleccione "Porcentaje" en la lista desplegable. Para aplicar un descuento de $ 50, ingrese el número 50 y seleccione "Cantidad" en la lista desplegable.
  • Impuestos : Administre las diversas tasas impositivas que se aplican haciendo clic en el enlace Administrar tarifas. Se abrirá la ventana emergente Tasa de impuestos. Para aplicar una tasa impositiva, ingrese el nombre del impuesto en el campo Nombre y el porcentaje en el campo Tasa. Por ejemplo, para aplicar un IVA del 17%, ingrese el IVA en el campo Nombre y 17 en el campo Tasa. SUGERENCIA: Si necesita aplicar varios impuestos, agregue otro nombre y tasa a la nueva fila. Una nueva fila se abrirá automáticamente tan pronto como comience a escribir en la fila actual.

La ventana emergente Tasa de impuestos ofrece varios ajustes para la presentación de impuestos en la factura. Marque las casillas de los ajustes que desea aplicar.

  • Habilitar la especificación de un impuesto de factura : marque esta casilla para aplicar la tasa impositiva para toda la factura. Aparecerá en la factura por encima del campo de vencimiento.
  • Habilitar la especificación de impuestos de línea de pedido : marque esta casilla para aplicar varias tasas de impuestos a elementos específicos de la misma factura. Este ajuste le permite aplicar impuestos diferentes a las diferentes líneas de pedido.
  • Mostrar impuestos de línea de pedido en línea : marque esta casilla para incluir una columna de impuesto en la factura, para que su cliente pueda ver las cantidades de impuestos que se aplican a cada partida individual.

Después de seleccionar la configuración de impuestos deseada, deberá elegir una tasa de impuesto para la factura o para cada elemento de línea. Para seleccionar una tasa de impuesto, haga clic en la flecha situada en el lado derecho de cada campo de impuesto que aparece en la factura. Se abrirá una lista desplegable que incluirá todas las tasas de impuestos que haya creado. Elija la tasa de impuesto relevante de la lista. Se aplicará automáticamente y las cifras de la factura se ajustarán en consecuencia.

Consejo

La moneda de la factura estará de acuerdo con la moneda predeterminada especificada para este cliente cuando creó el cliente.

Ahora que hemos completado la información general de la factura, es el momento de finalizar la creación de su factura especificando el trabajo para el que está facturando, los montos adeudados por cada puesto de trabajo / línea de pedido, impuestos, descuentos y saldo final adeudado. Vamos a explorar las diversas columnas de la factura, de izquierda a derecha a lo largo de la barra de encabezado naranja:

  • Concepto : Este es el nombre del artículo para el que está facturando. Puede introducir los detalles manualmente o seleccionar uno de los elementos definidos creados por usted en la etapa Configuración del producto. Para seleccionar un elemento definido, haga clic en la flecha situada en el lado derecho de la barra de elementos y elija el elemento pertinente en la lista desplegable. Para ingresar el elemento manualmente, haga clic dentro del campo e ingrese el elemento. Estos son algunos ejemplos de un artículo: 1 hora de servicios de programación O 5 páginas de traducción O 1 hora de consultoría.
  • Descripción : Añade más información sobre el elemento. Esto ayudará al cliente a entender mejor el trabajo completado, y también es útil para su propia referencia.
  • Costo unitario : La cantidad que usted carga por unidad de artículos. Por ejemplo, supongamos que su artículo es "consultoría de 1 hora" y cobra $ 80 por una hora de asesoramiento, es decir, para una unidad de artículo. A continuación, introduzca 80 en el campo Costo unitario. Nota: Si ha seleccionado un elemento definido, el coste unitario que predefinió en la etapa Configuración del producto se aplicará de forma predeterminada. Puede anular manualmente el coste por unidad predeterminado haciendo clic en el campo Costo unitario y cambiando el valor.
  • Cantidad : El número de unidades que se están cargando. Continuando el ejemplo anterior, digamos que usted necesita cobrar por 3 horas de consultoría, ingrese el número 3 en el campo Cantidad.
  • Impuestos: Este campo sólo aparecerá si selecciona "Habilitar especificación de impuestos de línea de pedido". Para aplicar el impuesto a la línea de pedido, haga clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Impuesto y seleccione el impuesto correspondiente en la lista desplegable.
  • Total : Es la cantidad adeudada para la línea de pedido en particular. Una vez que haya ingresado el coste unitario y la cantidad, esta cifra se calculará automáticamente. Si cambia cualquiera de los valores en cualquier momento durante la creación de la factura, el Total de línea se ajustará en consecuencia.

Consejo

Puede introducir tantas líneas de pedido como necesite en la factura. Tan pronto como ingrese datos en una línea de pedido, se abrirá un elemento de línea nuevo y en blanco en la fila de abajo.

Debajo ya la derecha de la sección de elementos de línea, encontrará la sección Saldo pendiente. Se compone de un número de cifras, todas las que conducen al número de oro - el balance final, total.

  • Subtotal : Es el monto adeudado antes de que se tomen en cuenta otras cifras, como Impuestos, Pagos parciales, Créditos, etc.
  • Impuestos : La tasa impositiva de la factura. Aquí puede seleccionar la tasa de impuesto apropiada para toda la factura haciendo clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Impuesto y seleccionando el impuesto correspondiente en la lista desplegable. Nota: Si seleccionó "Habilitar especificación de impuestos de línea de pedido" en el cuadro emergente Administrar tarifas, el impuesto aplicado a cada elemento de línea aparecerá aquí, enumerado individualmente.
  • Pagado : El monto pagado hasta la fecha, incluyendo pagos parciales y créditos.
  • Pendiente : El saldo final que le debe a su cliente, después de impuestos, pagos parciales y créditos se han deducido de la cantidad cargada.

Directamente a la izquierda de la sección Saldo pendiente, verá un cuadro de texto con tres pestañas para elegir:

  • Nota para el cliente : ¿Desea escribir una nota personal o explicativa al cliente? Insértelo aquí.
  • Términos : ¿Quiere establecer los términos de la factura? Ingrese aquí. Los términos aparecerán en la factura. Si desea que sean los términos predeterminados para todas las facturas, active el cuadro Guardar como términos predeterminados. A continuación, estos términos aparecerán automáticamente en cada factura que cree. ¿Necesita cambiar los términos predeterminados? Haga clic en Restablecer términos y el cuadro de texto se borrará. Puede introducir nuevos términos o dejarlos en blanco.
  • Pie de página : ¿Desea introducir información para que aparezca como pie de página en la factura? Insértelo aquí. El texto aparecerá en la parte inferior de la factura. Si desea convertirlo en el pie de página predeterminado de todas las facturas, active la casilla Guardar como pie de página predeterminado. A continuación, este pie de página aparecerá automáticamente en cada factura que cree. ¿Necesita cambiar el pie de página predeterminado? Haga clic en Restablecer pie de página y el cuadro de texto se borrará. Puede introducir un nuevo pie de página o dejarlo en blanco.

Consejo

La página Facturas es rica en enlaces que se pueden hacer clic, proporcionándote un acceso directo a las páginas relevantes que desees ver. Por ejemplo, todos los números de factura se pueden hacer clic, lo llevan directamente a la página de factura específica y todos los nombres de clientes se pueden hacer clic, llevándolo directamente a la página de resumen de clientes específica.

Vista previa de factura

¿Sabía que durante todo este tiempo ha estado creando la nueva factura, una vista previa de la factura aparece a continuación, y que cambia en tiempo real de acuerdo con los datos que ha ingresado?

Desplácese por debajo de los campos de datos de la factura para ver la vista previa de la factura.

Pero antes de llegar, verás una fila de botones coloridos que te darán una gama de opciones:

  • Botón azul - Descargar PDF : Descargar la factura en formato PDF. A continuación, puede imprimir o guardar en su PC o dispositivo móvil.
  • Botón verde - Guardar factura : guarda la última versión de la factura. Los datos se guardan en su cuenta <APPSiS> Money. Puede volver a la factura en cualquier momento para continuar trabajando en ella.
  • Botón naranja - Factura por correo electrónico: envíe por correo electrónico la factura directamente a través del sistema de facturación <APPSiS> Money a la dirección de correo electrónico especificada para el cliente.
  • Botón gris - Más acciones

Haga clic en Más acciones para abrir la siguiente lista de acciones:

  • Clonar : Factura Duplicar la factura actual. A continuación, puede hacer pequeños ajustes. Esta es una forma rápida de crear una nueva factura idéntica o similar a una factura anterior.
  • Ver historial: Se le redirigirá a la página Facturas / Historial, donde podrá ver un historial de todas las acciones tomadas desde el momento en que se creó la factura. La página Facturas / Historial muestra una copia de la última versión de la factura y una lista desplegable de todas las acciones y la versión correspondiente de la factura. Seleccione la versión que desea ver. Haga clic en el botón azul Editar factura en la parte superior derecha de la página para volver a la página de factura.
  • Marca enviada : Cuando haya enviado la factura a su cliente, marque como Enviada. Esto actualizará el estado de la factura en la lista de facturas para que pueda realizar un seguimiento.
  • Introduzca el pago : introduzca el pago correspondiente a esta factura. Se le redirigirá a la página Pagos / Crear.
  • Archivar Factura : ¿Desea archivar la factura? haz click aqui La factura se archivará y se eliminará de la página de lista de facturas.
  • Eliminar factura : ¿Desea eliminar la factura? haz click aqui La factura se eliminará y se eliminará de la página de lista de facturas.

Consejo

A la izquierda de estos coloridos botones, verá un campo con una flecha que abre un menú desplegable. Este campo le proporciona opciones de plantilla para el diseño de la factura. Haga clic en la flecha para seleccionar la plantilla deseada. Cuando se selecciona, la vista previa de la factura cambiará para reflejar la nueva plantilla.

Importante

Recuerde hacer clic en el botón verde Guardar factura cada vez que termine de trabajar en una factura. Si no hace clic en Guardar, perderá los cambios realizados. (Pero no te preocupes: si olvidas hacer clic en Guardar, se abrirá un cuadro de diálogo con un recordatorio para guardar cuando intentes salir de la página).

PAGOS

El sistema de facturación <APPSiS> Money gestiona todo el proceso de facturación, desde el envío de una cotización (sólo Pro Plan), hasta la facturación de su cliente y la recepción del pago. Además, puede recibir pagos de forma directa y automática a través de los socios de la pasarela de pagos de <APPSiS> Money de 45+, lo que permite una gestión totalmente fluida de sus cuentas de clientes utilizando la opción de proveedor de pagos. Para obtener más información sobre los socios de la pasarela de pago de <APPSiS> Money,

Lista de pagos

Mientras tanto, vamos a llevarlo a través de la página de la lista de pagos para darle una idea de la imagen de pago completa.

Para ver la página Lista de pagos, haga clic en la pestaña Pagos de la barra de tareas principal. Esto abrirá la página de la lista de pagos. Descripción de la página Lista de pagos

Panorama

La página Lista de pagos muestra un resumen de todos los pagos una vez recibidos. Los pagos se registran de dos maneras:

  1. Pago automático : si su cliente le ha pagado a través de cualquiera de las pasarelas de pago de 45+ de <APPSiS> Money, el pago se registrará automáticamente en la lista de pagos. <APPSiS> Money lo notificará en la página Tabla de pagos de Google Apps y también por correo electrónico (si ha seleccionado la configuración de notificación correspondiente en la página Configuración / Notificaciones).
  2. Pago manual : Si su cliente le ha pagado en efectivo, cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o cualquier otro sistema de pago no vinculado a <APPSiS> Money, deberá ingresar el pago manualmente en la página Pagos / Crear.

Independientemente de la entrada manual o automática, la página de la lista de pagos ofrece una visión general de todos los pagos recibidos en un formato de tabla fácil de usar. Ahora, le llevaremos a través de las diversas columnas de la tabla de pagos de izquierda a derecha:

  • Factura : El número de factura para el pago
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Referencia de transacción : Si se ha pagado automáticamente a través de una de las pasarelas de pago, se registrará automáticamente el número de referencia del pago generado por el sistema de pasarela de pago. Si ha introducido un pago manual, la Referencia de transacción mostrará la información que ingresó en el campo Referencia de transacción al ingresar el pago. Si dejó el campo Referencia de transacción en blanco al ingresar el pago, el sistema mostrará automáticamente "Entrada manual" como Referencia de transacción en la lista de pagos.
  • Método : El método de pago utilizado, es decir. PayPal, Transferencia Bancaria, Visa, etc.
  • Cantidad : Importe El monto del pago que se recibió
  • Fecha de Pago : La fecha en que se recibió el pago

La columna final a la derecha es la columna Acción. Para ver las acciones, pase el ratón sobre el área de Acción de la entrada de pago correspondiente y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. Estas son las opciones de acción:

  • Editar pago : Edite la información de pago en la página Editar pago.
  • Archivar Pago : Haga clic aquí para archivar el pago. Se archivará y se eliminará de la página Lista de pagos.
  • Eliminar pago : Haga clic aquí para eliminar el pago. Se archivará y se eliminará de la página Lista de pagos.

Consejo

Para ordenar la lista de pagos de acuerdo con cualquiera de las columnas, haga clic en la pestaña de columna naranja de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

Archivando/ Eliminación

Para archivar o eliminar un pago, coloque el cursor sobre la fila de entrada de pago y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivar pago o Eliminar pago en la lista. La tabla de pagos se actualizará automáticamente y los pagos archivados o eliminados ya no aparecerán en la lista.

También puede archivar o eliminar uno o más pagos mediante el botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la página de la lista de pagos. Para archivar o eliminar pagos, marque los pagos correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al número de la factura. El número de pagos seleccionados para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Quieres ver los pagos archivados o borrados? Marque la casilla marcada Mostrar pagos archivados / eliminados, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de pagos, incluidos los pagos actuales, archivados y eliminados. El estado de los pagos archivados y eliminados se mostrará en la columna de la derecha.

  • Los pagos eliminados se muestran con un botón Eliminado rojo. Para restaurar los pagos eliminados, coloque el cursor sobre el botón Eliminado rojo. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar pago en la lista desplegable.
  • Los pagos archivados se muestran con un botón naranja archivado. Para restaurar el pago archivado, coloque el cursor sobre el botón naranja Archivado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar pago en la lista desplegable. Para eliminar un pago archivado, seleccione Eliminar pago en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Puede ingresar un nuevo pago directamente desde la página de la lista de pagos haciendo clic en el botón azul Introducir pago + situado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Pagos / Crear.

Filtrar

Para filtrar la lista de pagos, introduzca los datos del filtro en el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón azul Introducir pago +. Los pagos se pueden filtrar según el nombre del cliente. Introduzca el nombre o partes del nombre y la función de filtro localizará y presentará automáticamente las entradas relevantes.

Ingrese pagos

Una vez que haya recibido el pago, deberá ingresar el pago en el sistema de facturación <APPSiS> Money. Si su cliente pagó a través de uno de los socios de pagos de <APPSiS> Money de 45+, el sistema registrará automáticamente el pago y enviará un recibo de PDF descargable a la dirección de correo electrónico del cliente. Si se le pagó en efectivo, cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito, crédito o cualquier otro método de pago que no esté vinculado automáticamente al sistema de facturación <APPSiS> Money, deberá ingresar el pago. El procedimiento para ingresar un pago es simple y rápido. Ahora, le llevaremos a través del proceso de ingreso de pagos, paso a paso.

¡Vamos a empezar!

La página Pagos / Crear cuenta con una serie de campos que debe completar.

  • Cliente : Haga clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Cliente y seleccione el cliente en la lista desplegable.
  • Factura : Introduzca la factura correspondiente al pago recibido. Haga clic en la flecha en el lado derecho del campo Factura y seleccione el número de factura en la lista desplegable.
  • Cantidad : Introduzca el importe del pago recibido. SUGERENCIA: El monto puede no corresponder con el monto de la factura. Puede ser un pago parcial, o puede ser un monto superior al listado en la factura, en cuyo caso el pago extra será registrado como un crédito en el saldo de la cuenta del cliente.
  • Tipo de Pago : Tipo Seleccione el método de pago utilizado. Haga clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Tipo de pago y se abrirá una lista desplegable con un rango de métodos de pago. Seleccione el método apropiado en la lista. Las opciones incluyen transferencia bancaria, efectivo, débito, todas las tarjetas de crédito, Google Wallet, PayPal, cheque y más.

Aplicar crédito: Aquí, puede aplicar crédito del crédito existente del cliente acumulado en el saldo de su cuenta con su empresa. Para ello, seleccione Aplicar crédito, que es la primera opción de la lista desplegable Tipo de pago. Si el cliente no tiene suficiente crédito para cubrir el pago, aparecerá un mensaje rojo de advertencia para notificarlo. - Fecha de Pago : La fecha en que se recibió el pago. Haga clic en el icono de calendario situado en el lado derecho del campo Fecha de pago y seleccione la fecha adecuada. - Referencia de transacción : ingrese la información que desee para su referencia futura. Esta información puede ser útil al administrar sus cuentas.

Recibo de pago por correo electrónico

Si desea enviar un recibo a su cliente por el pago recibido, marque la casilla "Recibo de pago por correo electrónico al cliente". Se generará un recibo PDF descargable y se enviará a la dirección de correo electrónico del cliente.

Cómo guardar el pago

Una vez que haya completado todos los detalles del pago, haga clic en Guardar y el pago se guardará en la lista de pagos. Para cancelar la entrada de pago, haga clic en Cancelar.

Consejo

Al hacer clic en Guardar, se redirigirá automáticamente a la página de resumen individual del cliente. Aquí puede ver todos los detalles del cliente y las acciones recientemente tomadas en relación con este cliente, incluyendo el pago recién ingresado y el ajuste de saldo.

Facturas recurrentes

Como freelancer ocupado, usted trabaja para una variedad de clientes. Algunos trabajos son únicos, pero otros están en curso, ya sea sobre una base semanal, mensual o de otro tipo. La función Factura periódica de <APPSiS> Money crea automáticamente facturas para trabajos en curso y envía la factura actual al cliente de forma regular y predefinida. Para cada trabajo periódico, sólo tiene que configurar el procedimiento una vez. Así es como funciona:

Lista de facturas recurrentes

Para ver la página de lista Facturas recurrentes, vaya a la pestaña Facturas de la barra de tareas principal y haga clic para abrir el menú desplegable. Seleccione Facturas recurrentes para abrir la página de lista Facturas recurrentes.

Panorama

La lista de facturas periódicas proporciona una visualización de la información y la configuración de todas las facturas recurrentes. No es una lista de las facturas reales a medida que se envían. Las facturas enviadas por la función de facturas recurrentes se registran como facturas numeradas regulares en la página de lista de facturas.

A continuación se muestra una descripción de las columnas de la lista de facturas periódicas, tal como se muestra en la barra de encabezado principal de la tabla de facturas periódicas, de izquierda a derecha:

  • Frecuencia : Con qué frecuencia se factura al cliente con esta factura, es decir. Semanal, mensual, etc.
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha de inicio : La fecha en la que se inició la factura recurrente
  • Fecha de finalización enviado{/0\: La fecha en que la factura recurrente se debe parar
  • Cantidad : El importe adeudado
  • Acción : coloque el ratón sobre el área de Acción de la entrada de factura recurrente relevante y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. La lista desplegable presenta una serie de acciones posibles para elegir:
  • Editar factura : Edite la información de la factura recurrente en la página Editar factura.
  • Archivar Factura Periodica : Factura Haga clic aquí para archivar la factura recurrente. Se archivará y se eliminará de la página de lista Facturas recurrentes.
  • Borrar Factura Periodica : Factura Haga clic aquí para eliminar la factura recurrente. Se eliminará y se eliminará de la página de la lista Facturas recurrentes.

Puede crear una nueva factura periódica directamente desde la página de la lista de facturas periódicas haciendo clic en el botón azul Nuevo factura recurrente + situado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Facturas recurrentes / Crear.

Filtrar

Para filtrar la lista de facturas periódicas, introduzca los datos del filtro en el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón azul Nueva factura recurrente +. Las facturas recurrentes se pueden filtrar según la frecuencia o el nombre del cliente. Introduzca los datos o partes de los datos y la función de filtro localizará y presentará automáticamente las entradas relevantes.

Archivando/ Eliminación

Para archivar o eliminar una factura periódica, sitúese sobre el área Acción de la fila de entrada de facturas recurrente y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivo de factura recurrente o Eliminar factura recurrente de la lista. La tabla Facturas recurrentes se actualizará automáticamente y las facturas periódicas archivadas o eliminadas ya no aparecerán en la lista. También puede archivar o eliminar una o más facturas periódicas a través del botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la página de lista de facturas periódicas. Para archivar o eliminar facturas recurrentes, marque las facturas recurrentes relevantes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al campo Frecuencia. El número de facturas recurrentes seleccionadas para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Quieres ver facturas recurrentes archivadas o eliminadas? Marque la casilla marcada Mostrar facturas archivadas / eliminadas, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de facturas periódicas, incluidas las facturas periódicas, archivadas y eliminadas, con el estado de las facturas recurrentes archivadas o eliminadas que se muestran en la columna Acción.

  • Las facturas recurrentes eliminadas se muestran con un botón Eliminado rojo. Para restaurar las facturas recurrentes eliminadas, coloque el cursor sobre el botón Eliminado rojo. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar factura recurrente en la lista desplegable.
  • Las facturas periódicas archivadas se muestran con un botón naranja archivado. Para restaurar o eliminar la factura recurrente archivada, coloque el cursor sobre el botón naranja Archivado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar factura recurrente en la lista desplegable. Para eliminar una factura periódica archivada, seleccione Eliminar factura recurrente en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Consejo

La página Facturas recurrentes es rica en enlaces que se pueden hacer clic, proporcionándote un acceso directo a las páginas relevantes que desees ver. Por ejemplo, todos los nombres de clientes son clicables, lo que le llevará directamente a la página de resumen del cliente específico. Además, los datos de frecuencia se pueden hacer clic y le llevará a la página de factura recurrente específica donde puede editar el valor de frecuencia o cualquier otra información para esta factura recurrente.

Crear factura recurrente

Cuando crea una factura periódica, está creando una frecuencia predefinida para facturar un trabajo y un cliente en particular. La entrada de factura recurrente que aparece en la lista Facturas recurrentes no es la factura real enviada. Una vez que se crea una factura de una factura recurrente, aparecerá como una factura numerada regular en la página de lista de facturas.

Ahora, exploraremos cómo configurar una factura recurrente.

¡Vamos a empezar!

Para crear una factura periódica, primero deberá completar los campos de datos en la sección superior de la página Factura recurrente / Crear. Vamos a recorrer los campos para entender mejor:

  • Cliente : Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del campo Cliente. Seleccione el cliente relevante de la lista de clientes. SUGERENCIA: Puede crear un nuevo cliente mientras crea una nueva factura periódica. Simplemente haga clic en el enlace Crear nuevo cliente, situado debajo del campo Cliente en la página Facturas recurrentes / Crear. Se abrirá una ventana emergente que le permitirá completar los detalles del nuevo cliente. A continuación, continúe creando la factura periódica para este nuevo cliente.
  • Con qué frecuencia: Seleccione la frecuencia con la que se enviará la factura al cliente. Haga clic en la flecha en el extremo derecho del campo Frecuencia para abrir la lista desplegable de opciones de frecuencia.
  • Fecha de inicio : La fecha en que comienza la factura recurrente
  • Fecha de finalización: La fecha en que la factura recurrente se debe parar
  • Cobro automático: marque el cuadro Activar si desea que el sistema envíe la factura automáticamente a la frecuencia seleccionada. SUGERENCIA: La función de factura automática sólo está disponible actualmente si utiliza Stripe.com como puerta de enlace de pago.
  • PO # : El número de orden de compra. Introduzca el número de orden de compra para facilitar la consulta.
  • Descuento : Si desea aplicar un descuento a la factura, puede elegir uno de dos métodos: un importe monetario o un porcentaje del importe total adeudado. Para obtener más información sobre la aplicación de descuentos a facturas recurrentes, consulte la sección

Créditos

Lista de créditos

Su carga de trabajo y la estructura de tarifas varían de cliente a cliente. Es más, su horario de trabajo puede cambiar de un mes a otro, o incluso de semana a semana - ya menudo para el mismo cliente.

A veces, los pagos pueden ser realmente complicados. Tal vez usted ha sido pagado por adelantado por el trabajo que se ha retrasado, o tal vez el alcance del trabajo cambiado y que fueron pagados en exceso. Cualquiera que sea la razón, llegará un momento en que tendrá que emitir un crédito a la cuenta de su cliente. Aquí es donde la función de créditos es muy útil.

Panorama

La página de lista de Créditos es un resumen de todos los créditos emitidos a todos los clientes.

Para abrir la página Créditos, haga clic en la pestaña Clientes, abra el menú desplegable y haga clic en Créditos. En la página Créditos, la información de crédito se presenta en una tabla simple y fácil de usar. Echemos un vistazo a los elementos de la tabla:

  • Cliente : El nombre del cliente
  • Cantidad : Importe El monto del crédito individual
  • Saldo : El saldo del crédito individual
  • Fecha de Crédito : Fecha en que se emitió el crédito individual
  • Notas privadas : Comentarios o recordatorios que incluyó FYI
  • Acción : opción para archivar o eliminar el crédito

Archivando/ Eliminación

Para archivar o eliminar un crédito, coloque el cursor sobre la fila de entrada de crédito y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivo de crédito o Eliminar crédito de la lista. La tabla Créditos se actualizará automáticamente y los créditos archivados o eliminados ya no aparecerán en la lista.

También puede archivar o eliminar uno o más créditos a través del botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la página Lista de créditos. Para archivar o eliminar créditos, marque los créditos correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al campo del cliente. El número de créditos seleccionados para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Quieres ver los créditos archivados o borrados? Marque la casilla marcada Mostrar créditos archivados / eliminados, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de créditos, incluidos los créditos actuales, archivados y eliminados. El estado de los créditos archivados o borrados aparecerá en la columna situada al extremo derecho de la tabla.

  • Los créditos eliminados se muestran con un botón Eliminado rojo. Para restaurar los créditos eliminados, coloque el cursor sobre el botón Rojo eliminado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar crédito en la lista desplegable.
  • Los créditos archivados se muestran con un botón naranja archivado. Para restaurar o eliminar el crédito archivado, coloque el cursor sobre el botón naranja Archivado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar crédito en la lista desplegable. Para eliminar un crédito archivado, seleccione Eliminar crédito en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Clasificación y filtrado

Las funciones de filtrado y clasificación le facilitan la gestión y el análisis de sus créditos.

  • Ordene la tabla de créditos a través de cualquiera de las siguientes columnas de datos: Cliente, Cantidad de crédito, Saldo de crédito, Fecha de crédito y Notas privadas. Para ordenar, haga clic en la pestaña de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha. (Si hace clic en la flecha Cliente o Notas privadas, los datos se mostrarán en orden alfabético o alfabético inverso.)
  • Filtra la tabla de créditos completando el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón azul Introducir crédito. Los créditos se pueden filtrar según el nombre del cliente o los elementos del nombre del cliente. He aquí un ejemplo: Vamos a filtrar la tabla para los créditos emitidos a "Aplicaciones y Sistemas". Puede escribir "aplicaciones y sistemas", o "aplicaciones" o "sistemas", o incluso "app", o "sis", o "mas", o cualquier otro grupo de letras en el nombre del cliente. La función de filtrado localizará y presentará automáticamente todas las entradas relevantes. Esta función hace que sea fácil encontrar entradas de crédito con un mínimo de entrada de información.

Consejo

¿Necesita buscar un cliente específico en su lista de créditos? Comience a escribir las primeras letras del nombre del cliente y el filtro presentará automáticamente los listados relevantes.

Introducir crédito

Crear un nuevo crédito es rápido y sencillo. Recuerda que todos los créditos que crees aparecerán en la página de la lista Créditos.

¡Vamos a empezar!

Para emitir un crédito, deberá abrir la página Créditos / Crear.

Hay tres maneras de abrir esta página:

  1. Vaya a la pestaña Clientes, abra el menú desplegable y haga clic en Introducir crédito. Esto abrirá la página Créditos / Crear. SUGERENCIA: Esta es la forma más rápida de acceder a la página Introducir crédito.
  2. Vaya a la pestaña Clientes, abra el menú desplegable y haga clic en Créditos. Esto abrirá la página de la lista de créditos, que muestra un resumen de todos los créditos de sus clientes. Para emitir un nuevo crédito, haga clic en el botón azul Ingresar crédito + en la esquina superior derecha, por encima de la barra naranja.
  3. Vaya a la página de resumen del cliente. Localice el botón azul de la nueva factura en la parte superior derecha de la página. Haga clic en la flecha en el lado derecho del botón. Se abrirá una lista desplegable. Seleccione Introducir crédito. Esto abrirá la página Créditos / Crear. SUGERENCIA: Este método seleccionará automáticamente el nombre del cliente en el campo Cliente de la página Introducir crédito.

Ok, por lo que has aterrizado correctamente en la página Créditos / Crear.

Panorama

La página Créditos / Crear tiene cuatro campos para completar. Echemos un vistazo a cada campo:

  • Cliente : Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del campo Cliente. Seleccione el cliente relevante de la lista de clientes.
  • Cantidad : Introduzca el importe del crédito. La moneda está determinada por la configuración de moneda para el cliente específico.
  • Fecha de crédito : seleccione la fecha de emisión correspondiente para el crédito. Puede ser la fecha de hoy o cualquier otra fecha.
  • Notas privadas : [Opcional] Ingrese cualquier comentario o recordatorio privado (no se preocupe, nadie puede verlos excepto usted).

Cómo guardar el crédito

Para guardar su nuevo crédito, haga clic en Guardar.

Ha completado el proceso de emitir un crédito a la cuenta de su cliente.

Al hacer clic en Guardar, se redirigirá automáticamente a la página de resumen del cliente. El saldo acreedor aparecerá en la columna Permanente, en Crédito.

Si desea ver los detalles de crédito del cliente en su totalidad, haga clic en la pestaña Créditos grises en el lado derecho de la página de resumen del cliente. Se abrirá una tabla con información sobre todos los créditos emitidos al cliente, incluyendo la cantidad, el saldo, la fecha de emisión y las notas privadas.

Cotizaciones:

Para los usuarios de Pro Plan, la función de cotizaciones optimiza su actividad de facturación, desde el momento en que crea y envía una cotización para un trabajo en particular, hasta que se acepta la cotización, factura el trabajo, recibe el pago y proporciona un recibo. Con la función Cotizaciones, puede convertir automáticamente las cotizaciones aceptadas en facturas en una rápida acción de un solo clic. Manteniendo un seguimiento de su horario de trabajo proyectado y los ingresos potenciales, la función de cotizaciones le da un mayor control de su actividad independiente.

Lista de cotizaciones

Nota

La función de cotizaciones sólo está disponible para los usuarios de Pro Plan.

Como freelancer, muchos trabajos - grandes o pequeños - comenzarán como una cotización. ¿Por que? Bueno, un cliente expresa interés en sus habilidades o producto, pero quiere saber cuánto va a costar, por adelantado. Con la función de cotizaciones de <APPSiS> Money, disponible solo para usuarios de Pro Plan, puede crear fácilmente una cotización de precios y enviarla al cliente de antemano, ayudarlos a tomar la decisión de comprometerse y ayudarle a realizar un seguimiento de su horario de trabajo proyectado y ingresos.

Una vez que el cliente acepta la cotización, el sistema de facturación <APPSiS> Money permite la creación automática de una factura que importa todos los datos de cotización, por lo que sus presupuestos y facturas están vinculados, organizados y fácilmente rastreables. Una característica avanzada de <APPSiS> Money, Cotizaciones es verdaderamente la cereza en la parte superior, dándole la máxima funcionalidad de A a Z en su actividad de facturación.

Para ver la página de la lista de cotizaciones, haga clic en la pestaña Facturas de la barra de tareas principal y seleccione Cotizaciones en el menú desplegable. Esto abrirá la página de la lista de Cotizaciones.

Panorama

La página de la lista de Cotizaciones muestra una tabla de todas sus cotizaciones, en cada etapa, ya sea en la fase de redacción, enviada al cliente, aceptada por el cliente y convertida a factura, o cotizaciones archivadas / borradas. Utilice su lista de Cotizaciones para tener una mejor comprensión de su posición en términos de posibles proyectos e ingresos futuros.

Ahora exploraremos todas las pestañas de la barra de encabezado principal de la tabla de izquierda a derecha:

Consejo

Para ordenar la lista de Cotizaciones de acuerdo con cualquiera de las columnas, haga clic en la pestaña de columna naranja de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

  • Numero de Cotizacion : El número de la cotización
  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha : La fecha de creación de la cotización
  • Cantidad : El importe total de la cotización, después de los ajustes por créditos y pagos parciales
  • Válida Hasta : La última fecha en que la cotización es válida y puede ser aceptada por el cliente
  • Estado : El estado actual de la cotización (Gris = Borrador, Azul = Enviado, Convertido [enlace que se puede hacer clic en la factura])

Acción El botón Acción proporciona una gama de acciones posibles, dependiendo del estado de la cotización. Para ver las acciones, sitúe el ratón sobre el área Acción de la entrada de cotización relevante y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. Estas son las acciones disponibles:

  • Editar cotización: Edite la información de cotización en la página Editar cotización.
  • Clonar Cotizacion : Duplicar la Cotizacion. A continuación, puede hacer pequeños ajustes. Esta es una manera rápida de crear una nueva cotización que sea idéntica o similar a esta cotización.
  • Ver historial: Se le redirigirá a la página Cotizaciones / Cotización, donde podrá ver un historial de todas las acciones tomadas desde el momento en que se creó la cotización. La página Historial de cotizaciones muestra una copia de la última versión de la cotización y una lista desplegable de todas las acciones y la versión correspondiente de la cotización. Seleccione la versión que desea ver. Haga clic en el botón azul Editar cotización en la parte superior derecha de la página para editar la cotización.
  • Marcado enviado : Cuando haya enviado la cotización a su cliente, marque como Enviado. Esto actualizará el estado de la cotización en la lista de cotizaciones, para que pueda realizar un seguimiento.
  • Convertir a Factura : Seleccione esta acción para convertir automáticamente la cotización a una factura. Se le redirigirá a la página Facturas / Crear. Toda la información de la cotización se importará a la factura. Seguir trabajando en la factura, guardarla o enviarla al cliente.
  • Archivar Cotizacion : Haga clic aquí para archivar la cotización. Será archivado y eliminado de la página de la lista de Cotizaciones.
  • Eliminar Cotización : Haga clic aquí para borrar la cotización. Se eliminará y se eliminará de la página Lista de cotizaciones.

Consejo

Para las cotizaciones con estado "Convertido", también existe la opción de Ver factura en la lista desplegable Acción. Haga clic en Ver factura para ver la página de factura vinculada a la cotización específica.

Puede crear una nueva cotización directamente desde la página de la lista de Cotizaciones haciendo clic en el botón Nueva Cotizacion + azul ubicado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Cotizaciones / Crear.

Filtrar

Para filtrar la lista de cotizaciones, ingrese los datos del filtro en el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón Nueva Cotizacion + azul. Las cotizaciones se pueden filtrar según el nombre del cliente o el número de cotización, o elementos de estos datos. Filtramos la tabla para un cliente llamado "Aplicaciones y Sistemas". Puede escribir "aplicaciones y sistemas", o "aplicaciones" o "sistemas", o incluso "app", o "sis", o "mas", o cualquier otro grupo de letras en el nombre del cliente. Alternativamente, puede filtrar según el número de cotización. La función de filtro localizará y presentará automáticamente las entradas relevantes.

Archivando/ Eliminación

Para archivar o eliminar una cotización, coloque el cursor sobre la fila de entrada de cotización y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivar cotización o Eliminar presupuesto de la lista. La tabla de cotizaciones se actualizará automáticamente y las cotizaciones archivadas o eliminadas ya no aparecerán en la lista.

También puede archivar o eliminar una o más cotizaciones mediante el botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la página de la lista de Cotizaciones. Para archivar o eliminar Cotizaciones, marque las Cotizaciones correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al número de la Cotizacion. El número de Cotizaciones seleccionadas para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Quieres ver las Cotizaciones archivadas o borradas? Marque la casilla marcada Mostrar cotizaciones archivadas / borradas, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de Cotizaciones, incluyendo las cotizaciones actuales, archivadas y eliminadas. El estado de la cotización archivada o borrada aparecerá en la columna situada al extremo derecho de la tabla.

  • Las Cotizaciones eliminadas se muestran con un botón Eliminado rojo. Para restaurar las Cotizaciones borradas, coloque el cursor sobre el botón Rojo eliminado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar presupuesto en la lista desplegable.
  • Las Cotizaciones archivadas se muestran con un botón naranja archivado. Para restaurar o eliminar la Cotizacion archivada, coloque el cursor sobre el botón naranja archivado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar Cotizacion de la lista desplegable. Para eliminar una Cotizacion archivada, seleccione Eliminar Cotizacion de la lista desplegable del botón Seleccionar.

Consejo

La página de presupuestos incluye enlaces que se pueden hacer clic en las páginas relevantes que desee ver. Por ejemplo, todos los números de las cotizaciones se pueden hacer clic, lo llevan directamente a la página de cotización específica y todos los nombres de clientes se pueden hacer clic, llevándolo directamente a la página de resumen de clientes específica. Además, si una cotización se ha convertido en una factura, puede hacer clic en "Convertido" en la columna de estado de la entrada de cotización. Esto lo llevará directamente a la página de facturación de esta cotización.

Crear cotización

Para crear una nueva cotización, vaya a la pestaña Facturas de la barra de tareas principal, abra el menú desplegable y haga clic en Nueva cotización. Esto abrirá la página Cotizaciones / Crear.

Cómo crear una nueva cotización

Al abrir la página Cotizaciones / Crear, el sistema de facturación <APPSiS> Money creará automáticamente una nueva cotización para completar. Tenga en cuenta que la página de entrada de cotización es muy similar en formato a la página de entrada de factura. Esto hace que la conversión de la cotización a una factura extremadamente lógico y simple.

La parte superior de la cotización contiene un rango de información importante específica para el cliente y la cotización. Vamos a explorar uno por uno:

  • Cliente : Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho del campo Cliente. Seleccione el cliente relevante de la lista de clientes. SUGERENCIA: Puede crear un nuevo cliente mientras crea una nueva cotización. Simplemente haga clic en el enlace Crear nuevo cliente, situado debajo del campo Cliente en la página Cotizaciones / Crear. Se abrirá una ventana emergente que le permitirá completar los detalles del nuevo cliente. A continuación, continúe creando la cotización para este nuevo cliente.

    Como alternativa, una vez que haya seleccionado un cliente existente en la lista de clientes desplegables, puede editar el cliente o ver los detalles del cliente. Haga clic en los vínculos Editar cliente o Ver cliente situados directamente debajo del campo de cliente. Si hace clic en Editar cliente, se abrirá el cuadro emergente Editar cliente. Si hace clic en Ver cliente, la página de resumen del cliente se abrirá en una nueva ventana.

  • Fecha de cotización : La fecha de creación de la cotización. Haga clic en el icono de calendario para seleccionar la fecha correspondiente.

  • Válido Hasta : La última fecha en que la cotización es válida y puede ser aceptada por el cliente. Haga clic en el icono de calendario para seleccionar la fecha correspondiente.

  • Parcial : En el caso de que usted facture al cliente una cantidad parcial de la cotización, ingrese la cantidad en el campo Parcial. Esto se aplicará automáticamente a la cotización y, posteriormente, a la factura.

  • Cotizacion # : El número de cotización se asigna automáticamente cuando se crea una nueva cotización, en orden cronológico. Puede anular manualmente el número de cotización predeterminado ingresando un número diferente en el campo Cotizacion #.

  • PO # : El número de orden de compra. Introduzca el número de orden de compra para facilitar la consulta.

  • Descuento : Aplicar un descuento a una cotización es lo mismo que aplicar un descuento a una factura. Para saber cómo aplicar un descuento, consulte la sección 5.11 de la Guía del usuario.

Consejo

La moneda de la cotización estará de acuerdo con la moneda predeterminada especificada para este cliente cuando creó el cliente.

Ahora que hemos completado la información general sobre las cotizaciones, es hora de terminar de crear su presupuesto especificando el trabajo / la facturación, los montos adeudados por cada puesto de trabajo / línea de pedido, los descuentos y el saldo final. Vamos a explorar las diversas columnas de la cotización, de izquierda a derecha a lo largo de la barra de encabezado naranja:

  • Concepto : Éste es el nombre del artículo que usted está citando para. Puede introducir los detalles manualmente o seleccionar uno de los elementos definidos creados por usted en la etapa Configuración del producto. Para seleccionar un elemento definido, haga clic en la flecha situada en el lado derecho de la barra de elementos y elija el elemento pertinente en la lista desplegable. Para ingresar el elemento manualmente, haga clic dentro del campo e ingrese el elemento. Estos son algunos ejemplos de un artículo: 1 hora de servicios de programación O 5 páginas de traducción O 1 hora de consultoría.
  • Descripción : Añade más información sobre el elemento. Esto ayudará al cliente a entender mejor el alcance de la cotización del precio, y también es útil para su propia referencia.
  • Costo unitario : La cantidad que usted planea cobrar por unidad de artículos. Por ejemplo, supongamos que su artículo es "consultoría de 1 hora" y cobra $ 80 por una hora de asesoramiento, es decir, para una unidad de artículo. A continuación, introduzca 80 en el campo Costo unitario. Nota: Si ha seleccionado un elemento definido, el coste unitario que predefinió en la etapa Configuración del producto se aplicará de forma predeterminada. Puede anular manualmente el coste por unidad predeterminado haciendo clic en el campo Costo unitario y cambiando el valor.
  • Cantidad : El número de unidades incluidas en la cotización. Siguiendo el ejemplo anterior, supongamos que necesita cotizar durante 3 horas de consulta, ingrese el número 3 en el campo Cantidad.
  • Total : es la cantidad cotizada para la línea de pedido en particular. Una vez que haya ingresado el coste unitario y la cantidad, esta cifra se calculará automáticamente. Si cambia cualquier valor en cualquier momento durante la creación de la cotización, el Total de línea se ajustará en consecuencia.

Consejo

Puede introducir tantas líneas de pedido como necesite en la cotización. Tan pronto como ingrese datos en una línea de pedido, se abrirá un elemento de línea nuevo y en blanco en la fila de abajo.

Debajo ya la derecha de la sección de elementos de línea, encontrará el valor total de la cotización. Se compone de un número de figuras, incluyendo subtotal, pagado hasta la fecha y total:

  • Subtotal : Se trata del importe cotizado antes de que otros pagos realizados hasta la fecha se incluyan en el cálculo de la cotización, como Pagos parciales, Créditos, etc.
  • Pagado : El monto pagado hasta la fecha hacia el valor de la cotización, incluyendo pagos parciales y créditos.
  • Total : El valor final de la cotización para los trabajos especificados, después de los pagos parciales y los créditos se han deducido de la cantidad cotizada.

Directamente a la izquierda de la sección Saldo pendiente, verá un cuadro de texto con tres pestañas para elegir:

  • Nota para el cliente : ¿Desea escribir una nota personal o explicativa al cliente? Insértelo aquí.
  • Términos : ¿Quiere establecer los términos de la cotización? Ingrese aquí. Los términos aparecerán en la cotización. Si desea que estos sean los términos predeterminados para todas las Cotizaciones, marque el cuadro Guardar como términos predeterminados. A continuación, estos términos aparecerán automáticamente en cada Cotizacion que cree. ¿Necesita cambiar los términos predeterminados? Haga clic en Restablecer términos y el cuadro de texto se borrará. Puede introducir nuevos términos o dejarlos en blanco.
  • Pie de página : ¿Quieres introducir información para que aparezca como pie de página en la Cotizacion? Insértelo aquí. El texto aparecerá en la parte inferior de la Cotizacion. Si desea convertir el pie de página predeterminado en todas las Cotizaciones, active la casilla Guardar como pie de página predeterminado. A continuación, este pie de página aparecerá automáticamente en cada Cotizacion que cree. ¿Necesita cambiar el pie de página predeterminado? Haga clic en Restablecer pie de página y el cuadro de texto se borrará. Puede introducir un nuevo pie de página o dejarlo en blanco.

Debajo de los campos de datos de cotización, verá una fila de botones coloridos, que le dará una gama de opciones:

  • Botón azul - Descargar PDF : Descargue el presupuesto en formato PDF. A continuación, puede imprimir o guardar en su PC o dispositivo móvil.
  • Botón verde - Guarde la Cotizacion : Guarde la última versión de la Cotizacion. Los datos se guardan en su cuenta <APPSiS> Money. Puede volver a la Cotizacion en cualquier momento para continuar trabajando en ella.
  • Botón naranja - Enviar Cotizacion: envíe por correo electrónico la cotización directamente a través del sistema de facturación <APPSiS> Money a la dirección de correo electrónico especificada para el cliente.
  • Botón gris - Más acciones :

Haga clic en Más acciones para abrir la siguiente lista de acciones:

  • Clonar Cotizacion : Duplicar la cotización actual. A continuación, puede hacer pequeños ajustes. Esta es una manera rápida de crear una nueva cotización que es idéntica o similar a una Cotizacion anterior.
  • Ver historial: Se le redirigirá a la página Cotizaciones / Cotización, donde podrá ver un historial de todas las acciones tomadas desde el momento en que se creó la cotización. La página Historial de cotizaciones muestra una copia de la última versión de la cotización y una lista desplegable de todas las acciones y la versión correspondiente de la cotización. Seleccione la versión que desea ver. Haga clic en el botón azul Editar cotización en la parte superior derecha de la página para volver a la página de cotización.
  • Marcar como enviado : Cuando haya enviado la cotización a su cliente, marque como Enviado. Esto actualizará el estado de la cotización en la lista de cotizaciones, para que pueda realizar un seguimiento.
  • Convertir a Factura : Seleccione esta acción para convertir automáticamente la cotización a una factura. Se le redirigirá a la página Facturas / Crear. Toda la información de la cotización se importará a la factura. Seguir trabajando en la factura, guardarla o enviarla al cliente.
  • Archivar Cotizacion : ¿Quieres archivar la cotización? haz click aqui La cotización será archivada y eliminada de la página de la lista de Cotizaciones.
  • Eliminar Cotización : ¿Desea eliminar la cotización? haz click aqui La cotización se eliminará y se eliminará de la página Lista de cotizaciones.

Consejo

A la izquierda de estos coloridos botones, verá un campo con una flecha que abre un menú desplegable. Este campo le proporciona opciones de plantilla para el diseño de la Cotizacion. Haga clic en la flecha para seleccionar la plantilla deseada. Cuando se selecciona, la previsualización de la cotización cambiará para reflejar la nueva plantilla.

Vista previa de cotizaciones ¶

¿Sabía que durante todo este tiempo ha estado creando la nueva cotización, una vista previa de la cotización aparece a continuación, y que cambia en tiempo real de acuerdo con los datos que ha ingresado? El PDF se crea en tiempo real; Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en Guardar. Para ver la vista previa de las cotizaciones, desplácese por debajo de los campos de datos de la factura.

Tareas

¿Tienes muchas tareas ejecutándose al mismo tiempo? Proyectos a facturar? Volviendo a trabajar en ese trabajo en particular desde el mes pasado? La función Tareas mantiene todos estos detalles en orden, para que pueda administrar mejor su tiempo, sus proyectos y las necesidades de sus clientes.

Listar Tareas

La página de la lista Tareas no sólo muestra un resumen de todas sus tareas, para todos los clientes, en un formato de tabla fácil de seguir. También le dice exactamente en qué etapa se encuentra cada tarea. Desde el momento en que crea una tarea, hasta que decida archivar o eliminar, la tarea pasará por tres etapas:

  • Ejecutando: tarea que se encuentra en proceso.
  • Registrado : Una tarea que se ha completado, grabado, pero aún no facturado.
  • Facturado : Una tarea que se ha completado y la factura enviada al cliente.

Para ver la página de la lista Tareas, haga clic en la pestaña Tareas de la barra de tareas principal. Esto abrirá la página de la lista Tareas.

Panorama

La página de la lista Tareas ofrece una serie de oportunidades para realizar acciones relacionadas con cada tarea específica. Ahora exploraremos la lista de Tareas y le mostraremos todas las características y acciones que facilitan la gestión de tareas.

La página de la lista Tareas muestra una tabla de todas sus tareas, en todas las etapas, desde Ejecución a Registro hasta Factura, junto con información de acompañamiento útil sobre cada tarea.

Exploremos la lista de tareas de acuerdo con las pestañas de la barra de encabezado principal de la tabla de izquierda a derecha:

  • Cliente : El nombre del cliente
  • Fecha : Fecha en que se inició la tarea, seguida por la hora en que se inició
  • Duración : El tiempo total registrado para la tarea
  • Descripción : Información sobre la tarea que introdujo al crear la tarea
  • Estado : El estado actual de la tarea (Azul = Correr, Gris = Registrado, Verde = Facturado)
  • Acción : El botón Acción proporciona un rango de acciones posibles, dependiendo del estado de la tarea.

Para ver las acciones, sitúe el ratón sobre el área de acción de la entrada de tarea correspondiente y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. Para las tareas con estado "En ejecución", la lista desplegable presenta los siguientes elementos de acción:

  • Editar tarea : Edite la información de la tarea en la página Tareas / Editar.
  • Detener tarea : detener la ejecución de la tarea. A continuación, cambiará el estado a "Registrado".
  • Tarea de factura : envíe una factura para esta tarea. Una factura se generará automáticamente para esta tarea, que incluirá toda la información relevante, incluido el número de factura, el nombre del cliente, la duración de la tarea, la descripción, etc. Puede continuar creando la factura y luego Guardar o Enviar como desee.
  • Archivar Tarea : Haga clic aquí para archivar la tarea. Se archivará y se eliminará de la página Lista de tareas.
  • Eliminar tarea : Haga clic aquí para eliminar la tarea. Se eliminará y se eliminará de la página Lista de tareas.

Nota

Para las tareas con estado "Registrado" o "Facturado", sólo las opciones pertinentes y aplicables de la lista anterior se mostrarán en la lista desplegable Acción. Sin embargo, para las tareas con estado "Facturado", la lista desplegable Acción también mostrará "Ver factura". Seleccione esta opción para ver y / o editar la factura de la tarea específica en la página Facturas / Editar.

Consejo

Para ordenar la lista de tareas de acuerdo con cualquiera de las columnas, haga clic en la pestaña de la columna color naranja de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

Puede crear una nueva tarea directamente desde la página de la lista Tareas haciendo clic en el botón color azul Nueva tarea + situado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Tareas / Crear.

Filtrar

Para filtrar la lista Tareas, ingrese los datos del filtro en el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón color azul Nuevo Tareas +. Las tareas se pueden filtrar según el nombre del cliente o la descripción, o elementos de estos datos. Filtramos la tabla para un cliente llamado "Aplicaciones y Sistemas". Puede escribir "aplicaciones y sistemas", o "aplicaciones" o "sistemas", o incluso "app", o "sis", o "mas", o cualquier otro grupo de letras en el nombre del cliente. Alternativamente, puede filtrar según los datos de descripción. La función de filtro localizará y presentará automáticamente las entradas relevantes.

Factura:

Las tareas se pueden facturar directamente desde la página de lista Tareas. Para facturar una tarea, marque la tarea correspondiente en la casilla de verificación que aparece en la columna de la izquierda, junto al nombre del cliente. A continuación, haga clic en el botón Factura color azul que aparece en la parte superior izquierda de la página Lista de tareas. Se le redirigirá a la página Facturas / Crear y la factura incluirá automáticamente la información de la tarea y del cliente.

Consejo

Puede facturar más de una tarea al mismo cliente en una sola factura. Para facturar más de una tarea en la misma factura, seleccione las tareas deseadas en las casillas de verificación situadas a la izquierda de la columna de nombre de cliente y, a continuación, haga clic en el botón Factura. Se le redirigirá a la página Facturas / Crear. Todas las tareas seleccionadas se incluirán automáticamente en la factura. Cada tarea aparecerá como una línea de pedido separada en la factura.

Archivando/ Eliminación

Para archivar o eliminar una tarea, coloque el cursor sobre la fila de la entrada de la tarea y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivo tarea o Eliminar tarea de la lista. La tabla Tareas se actualizará automáticamente y las tareas archivadas o eliminadas ya no aparecerán en la lista.

También puede archivar o eliminar una o más tareas a través del botón Archivo color gris que aparece en la parte superior izquierda de la página Lista de tareas, a la derecha del botón Factura color azul. Para archivar o eliminar tareas, marque las tareas correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al nombre del cliente. El número de tareas seleccionadas para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

¿Quieres ver las tareas archivadas o eliminadas? Marque la casilla marcada Mostrar tareas archivadas / eliminadas, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de tareas, incluidas las tareas actuales, archivadas y eliminadas. El estado de las tareas archivadas y eliminadas se mostrará en la columna Acción situada en el extremo derecho de la tabla.

  • Las tareas eliminadas se muestran con un botón Eliminado color rojo. Para restaurar las tareas borradas, coloque el cursor sobre el botón color rojo Eliminado. Aparecerá un botón de selección color gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar tarea en la lista desplegable.
  • Las tareas archivadas se muestran con un botón color naranja archivado. Para restaurar o eliminar la tarea archivada, coloque el cursor sobre el botón color naranja Archivado. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar tarea en la lista desplegable. Para eliminar una tarea archivada, seleccione Eliminar tarea en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Consejo

La página Tareas proporciona vínculos que se pueden hacer clic para llevarlo directamente a una página de resumen de cliente específica oa una página de tarea particular. Para visitar la página de resumen del cliente, haga clic en el nombre del cliente en la columna Cliente. Para visitar la página Tareas / Editar de una tarea en particular, haga clic en los datos de fecha / hora en el campo Fecha.

Crear tarea

Con muchos clientes y cualquier número de proyectos en curso al mismo tiempo, necesita una forma sencilla y automática de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea o proyecto en particular. Por supuesto, esto es realmente importante cuando se cobra a los clientes según el tiempo empleado, como por hora. Sin embargo, también puede ser útil saber cuánto tiempo dedica a un cliente o un proyecto, incluso si el tiempo invertido no afecta necesariamente a su facturación.

De cualquier manera, el componente Tareas de <APPSiS> Money le permite grabar y administrar sus tareas y sesiones para cada uno de sus clientes.

¡Vamos a empezar!

Para crear una nueva tarea, vaya a la barra de tareas principal y haga clic en la pestaña Tareas. A continuación, seleccione Nueva tarea en el menú desplegable. Se abrirá la página Tareas / Crear.

Nota

Antes de crear una nueva tarea, es vital asegurarse de que se establezca la zona horaria correcta. Para configurar la zona horaria, vaya al botón Configuración en el lado derecho de la barra de tareas principal. Haga clic para abrir el menú desplegable. Seleccione Ubicación. Se abrirá la ventana de localización. Aquí puede elegir su zona horaria, habilitar 24 horas y seleccionar su formato de hora / fecha preferido.

Ahora que ha establecido la zona horaria correcta, puede comenzar a crear una nueva tarea.

En la página Tareas / Crear, comience seleccionando el nombre del cliente en la lista desplegable que se abre cuando hace clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Cliente. Luego, en el cuadro Descripción, ingrese cualquier información que desee describir la tarea a mano. Por ejemplo, puede escribir "Diseñar el logotipo de la empresa" o "Consultar llamada de conferencia". Esto facilitará la identificación y gestión de cada tarea.

Hay dos maneras de grabar sesiones gastadas en una tarea: Temporizador y Manual.

Temporizador:

Esta es una función automática de temporizador que le permite grabar sesiones de trabajo en tiempo real. Para iniciar el temporizador, pulse Inicio. Luego, ponte a trabajar. El temporizador se ejecutará hasta que seleccione Detener. Cuando seleccione Detener, se le redirigirá automáticamente a la página Tareas / Editar para esta tarea creada. Aquí puede ver un resumen de la tarea, incluyendo Fecha, Hora y Duración total.

Manual

La otra forma de crear una tarea es mediante la introducción manual de los detalles de la sesión. Al seleccionar Manual, dos campos separados - Hora de inicio y Hora de fin - se abrirán automáticamente a continuación. Aquí, puede grabar el tiempo dedicado a una sesión de tareas, no importa cuándo la haya completado. Ya sea la semana pasada, ayer o justo ahora, simplemente ingrese la fecha y la hora pertinentes.

Consejo

El enlace Establecer ahora, situado en el lado derecho de los campos de tiempo, le ofrece la opción rápida de seleccionar la fecha de hoy y la hora actual. A continuación, puede editar fácilmente y realizar pequeños ajustes para registrar las horas correctas.

Con Entrada manual, puede introducir varias sesiones para la misma tarea. Cuando termine de introducir una hora de inicio y fin en una fila, se abrirá automáticamente una nueva fila, que le dará la opción de ingresar otra sesión.

Si desea eliminar una sesión en particular, pase el ratón sobre la duración de la sesión que desea eliminar. Aparecerá un pequeño icono color rojo de cancelación. Haga clic en el icono para eliminar la entrada.

¿Quieres guardar la información de la tarea y pasar a otra cosa? Haga clic en Guardar La información de la tarea se guardará y se redirigirá automáticamente a la página Tareas / Edición para esta tarea creada. Aquí puede ver un resumen de la tarea, incluyendo Fecha, Hora y Duración total.

Consejo

Con la entrada Manual, las fechas y horas que ingresa deben ser lógicas sin superposiciones. Si ha introducido sesiones que no pueden existir simultáneamente para la tarea, los campos de tiempo relevantes se resaltarán en color rojo y se le indicará que resuelva las horas incorrectas antes de salir de la página.

Editar una tarea

Ya sea Temporizador o Manual, una vez que haya guardado o detenido una sesión de tareas, será redirigido automáticamente a la página Tareas / Editar. Para editar la tarea, haga clic en el botón azul Editar detalles situado justo debajo de la información de la tarea. Esto abrirá una lista de todas las sesiones de esta tarea acumuladas hasta ahora, tanto en sesiones temporizadas como manuales. Ahora puede editarlos manualmente. Si desea agregar una sesión manualmente, introduzca las horas de inicio y fin de la nueva fila debajo de la lista de sesiones existentes.

La página Tareas / Editar le ofrece algunas opciones para elegir:

  1. ¿Desea seguir trabajando con el temporizador? Para usar la función Temporizador, haga clic en Reanudar y el temporizador comenzará de nuevo. Sigue trabajando. Cuando termine, haga clic en Detener. Puede reanudar el trabajo tantas veces como desee para la tarea en particular. Cuando la tarea se haya completado, todo el tiempo invertido se grabará como una sesión.
  2. ¿Quieres guardar la información de la tarea y pasar a otra cosa? Haga clic en Guardar La página se actualizará y se guardará la información de la tarea.
  3. ¿Quieres facturar la tarea y recibir el pago? Haga clic en Más acciones y seleccione Tarea de factura en la lista. La información de la tarea se importará directamente en una nueva factura. Ahora, puede agregar su tarifa y cualquier otra información necesaria para completar la factura.
  4. ¿Desea archivar o eliminar la tarea? ¿La tarea o proyecto ya no es relevante? Haga clic en Más acciones y seleccione Archivo tarea o Eliminar tarea de la lista. Después de realizar su selección, se le redirigirá automáticamente a la página Lista de tareas. Si archivó la tarea, aparecerá en la lista con una fuente gris más clara. Si eliminó la tarea, aparecerá en la lista con un tachado.
  5. Comenzó una tarea pero quiere cancelarla? Simplemente haga clic en Cancelar.

Gastos

Ejecución de un negocio independiente no es sólo sobre el dinero que viene. También necesita cuidar el dinero que sale. Con <APPSiS> Money, todas sus ganancias, gastos, clientes y proveedores se almacenan y administran en un sistema inteligente diseñado para mantenerlo al tanto de las cosas. Además, la parte de gastos de su cuenta de <APPSiS> Money se agiliza con su facturación a través de un clic del ratón, a través de varias monedas, para obtener una imagen completa de sus gastos empresariales, con sencillez y facilidad.

Lista de gastos

Para ver la página Lista de gastos, haga clic en la pestaña Gastos de la barra de tareas principal.

Panorama

La página Lista de gastos muestra un resumen de todos los gastos comerciales que usted elija para ingresar. Aparte de dar una visión general de todos sus gastos registrados en un formato de tabla, también puede realizar una serie de acciones importantes desde la página Gastos. En primer lugar, echemos un vistazo a las diversas columnas de la tabla de Gastos de izquierda a derecha:

  • Vendedor : El nombre del Vendedor
  • Cliente : El nombre del cliente para quien el gasto es relevante
  • Fecha del Gasto : Fecha en que se produjo el gasto
  • Cantidad : El monto del gasto
  • Categoría : La categoría asignada del gasto
  • Notas : Las notas introducidas al crear el gasto (esto se convierte en la descripción del artículo si el gasto se convierte en una factura)
  • Estado : Estado actual del gasto: Registrado (azul), Pendiente (naranja), Facturado (gris), Pagado (verde)

La columna final a la derecha es la columna Acción. Para ver las acciones, sitúe el ratón sobre el área de acción de la entrada de gastos correspondiente y aparecerá un botón de selección color gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir una lista desplegable. Estas son las opciones de acción:

  • Editar gastos : Edite la información de gastos en la página Editar gastos.
  • Facturar gastos : convierta el gasto en una factura de cliente.
  • Archivar gastos : Haga clic aquí para archivar el gasto. Se archivará y se eliminará de la página Lista de gastos.
  • Borrar gastos : haga clic aquí para eliminar el gasto. Se eliminará y se eliminará de la página Lista de gastos.

Consejo

Para ordenar la lista de gastos de acuerdo con cualquiera de las columnas, haga clic en la pestaña de la columna naranja de su elección. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

Categorías de gastos

Con el fin de gestionar mejor sus gastos de negocio, puede crear categorías personalizadas y asignarlos a varios gastos. Por ejemplo, puede decidir crear una categoría para "Suministros de oficina", o "Eventos" o tal vez "Salarios". Cualquiera que sea las categorías que decida que necesita, crearlas es muy simple. En primer lugar, tendrá que abrir la página Categorías de gastos.

Para abrir la página Categorías de gastos:

Haga clic en el botón Categorías gris que aparece encima de la tabla Gastos. La página incluye una lista de todas las categorías existentes.

Para crear una nueva categoría de gastos:

Haga clic en el botón azul Nueva Categoria de + situado en la parte superior derecha de la página Categorías de gastos. En la página Categorías de gastos / Crear, ingrese el nombre de la categoría y haga clic en Guardar. La nueva categoría aparecerá ahora en la lista de la página Categorías de gastos. Cuando crea un nuevo gasto, puede aplicar una categoría de su lista al gasto.

Para editar una categoría de gastos:

En la página Categorías de gastos, haga clic en el botón Seleccionar color gris en la columna de la derecha de la entrada de categoría y seleccione Editar categoría.

Para archivar una categoría de gastos:

En la página Categorías de gastos, seleccione la categoría correspondiente y haga clic en el botón Archivo color gris arriba a la izquierda de la tabla Categorías de gastos. La categoría se eliminará de forma permanente de la lista Categorías. Para ver las categorías archivadas, marque la casilla Mostrar archivo / eliminado junto al botón Archivo. La categoría ahora se podrá ver nuevamente en la tabla de categorías de gastos, marcada con un estado color naranja archivado. Para restaurar la categoría archivada, haga clic en el botón de selección color gris en la columna de la derecha de la entrada de categoría y seleccione Restaurar categoría de gastos.

Consejo

Hay otra manera rápida de archivar una categoría de gastos. Haga clic en el botón de selección color gris en la columna de la derecha de la entrada de categoría y seleccione Categoría de archivo.

Aquí está una manera rápida y fácil de llegar a la página de proveedores de la página de lista de gastos. Haga clic en el botón Vendedores color gris situado en la parte superior derecha de la página, a la derecha del botón Categorías.

Filtrar

Para filtrar la lista Gastos, ingrese los datos del filtro en el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón Categorías color gris. Los gastos se pueden filtrar según el nombre del proveedor. Introduzca el nombre o partes del nombre y la función de filtro localizará y presentará automáticamente las entradas relevantes.

Archivar / Eliminar Gastos

Para archivar o eliminar un gasto, sitúese sobre la fila de entrada de gastos y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Archivar gastos o Eliminar gastos de la lista. La tabla Gastos se actualizará automáticamente y los gastos archivados o eliminados ya no aparecerán en la lista.

También puede archivar o eliminar uno o más gastos a través del botón Archivo gris que aparece en la parte superior izquierda de la página de lista de gastos. Para archivar o eliminar los gastos, marque los gastos correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al nombre del proveedor. El número de gastos seleccionados para archivar / borrar se actualizará automáticamente y se mostrará en el botón Archivo. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada.

Nota

¿Quieres ver los gastos archivados o borrados? Marque la casilla marcada Mostrar archivado / eliminado, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de gastos, incluidos los gastos actuales, archivados y eliminados. El estado de los gastos archivados y eliminados se mostrará en la columna de la derecha.

  • Los gastos eliminados se muestran con una línea tachada y un botón Eliminado de color rojo en la columna derecha de la entrada de gastos. Para restaurar los gastos eliminados, coloque el cursor sobre el botón Eliminado de color rojo. Aparecerá un botón de selección color gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y seleccione Restaurar gastos en la lista desplegable.
  • Los gastos archivados se muestran con un botón de color naranja archivado. Para restaurar el gasto archivado, coloque el cursor sobre el botón de color naranja Archivado. Aparecerá un botón de selección de color gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar gastos en la lista desplegable. Para eliminar un gasto archivado, seleccione Eliminar gastos en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Factura:

¿Está facturando a un cliente directamente por un gasto? Con el botón Factura de la página Lista de gastos, puede convertir automáticamente un gasto en una factura en un simple clic. Para crear una factura para un gasto, primero tendrá que seleccionar el gasto en cuestión. Seleccione un gasto marcando la casilla situada en la columna de la izquierda de la entrada correspondiente. A continuación, haga clic en el botón Factura azul situado en la parte superior izquierda de la tabla Gastos. El gasto se convertirá automáticamente en una nueva factura.

Consejo

Si desea facturar un gasto, debe habilitar la función de facturación al crear el gasto o, posteriormente, modificar el gasto. Para habilitar la función de facturación, marque la casilla Debe estar facturada que aparece en la página Gastos / Crear o Gastos / Editar.

Crear gastos

Puede crear un nuevo gasto directamente en la página de lista de gastos haciendo clic en el botón de color azul Nuevo gasto + situado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Gastos / Crear.

Para asegurar que sus registros empresariales sean meticulosos y organizados, ingrese todos sus gastos en su cuenta de <APPSiS> Money. Es la forma perfecta de mantener un seguimiento, mantenerse al día e incluso facturar a los clientes directamente por los gastos que ha acumulado mientras está en el trabajo. Administrar y facturar gastos en <APPSiS> Money es tan fácil, pero el primer paso es registrar el gasto. Aquí veras las instrucciones de como instalarlas correctamente.

Para crear un gasto, haga clic en la pestaña Gastos de la barra de tareas principal. Seleccione Nuevo gasto en el menú desplegable y se abrirá la página Gastos / Crear.

Panorama

La página Gastos / Crear cuenta con un rango de campos y casillas de verificación para completar.

  • Proveedor : haga clic en la flecha situada en el lado derecho del campo Proveedor y seleccione el proveedor en la lista desplegable.
  • Categoría : haga clic en la flecha en el lado derecho del campo Categoría y seleccione la categoría en la lista desplegable. Nota: no es necesario aplicar una categoría. Esto es totalmente opcional.
  • Fecha : Introduzca la fecha pertinente del gasto.
  • Divisa : Seleccione la moneda del gasto. Esta es una característica fantástica para la complicada facturación transfronteriza de clientes y / o vendedores en el extranjero.
  • Cantidad : El monto del gasto.
  • Cliente : Haga clic en la flecha en el lado derecho del campo Cliente y seleccione el cliente relevante en la lista desplegable. SUGERENCIA: Seleccionar un cliente es opcional. Si el gasto no se adjunta a un cliente en particular, deje este campo en blanco.
  • Debe ser facturado : ¿Necesita facturar a un cliente en particular por este gasto? Si la respuesta es afirmativa, marque la casilla Factura debe ser facturada para habilitar la facturación más adelante.
  • Convertir moneda : Si el gasto se pagó en una moneda diferente, active la casilla Convertir moneda. A continuación, cuando el gasto se convierte en una factura, puede convertir el importe en la moneda con la que facturará normalmente al cliente.
  • Aplicar impuestos: Si necesita aplicar impuestos al gasto al facturar al cliente, marque la casilla Aplicar impuestos. A continuación, al crear la factura del gasto, se habilitará la función de impuestos.
  • Notas Públicas : Escriba una descripción del gasto. Cuando el gasto se convierte en una factura, el texto que ingrese aquí aparecerá como la descripción del elemento de línea para el gasto en la factura. SUGERENCIA: Esta es la descripción del gasto que su cliente verá en la factura. Asegúrese de incluir los detalles pertinentes.
  • Notas privadas : Introduzca comentarios o notas que desee incluir sobre el gasto como un recordatorio personal. Recuerde, la sección de Notas Privadas es sólo para sus ojos, así que siéntase libre de ingresar lo que quiera.
  • Documentos adjuntos : Si necesita proporcionar documentación pertinente al gasto, como recibos, talones u otros elementos, puede adjuntar tantos documentos como necesite aquí. Los tipos de archivo pueden incluir documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, archivos PDF escaneados y más. Haga clic en el cuadro Documentos adjuntos para abrir la ventana Examinar y seleccione los archivos correspondientes.

Para guardar el nuevo gasto, haga clic en el botón verde Guardar en la parte inferior de la página. A continuación, el gasto que creó aparecerá como una entrada en la página Lista de gastos.

Consejo

Después de hacer clic en Guardar, la página Gastos / Crear se actualizará automáticamente y verá un botón Más acciones de color gris situado a la derecha del botón Guardar. Haga clic en el botón Más acciones y puede tomar cualquiera de las tres acciones directamente desde la nueva página de gastos: Gastos de factura, Gastos de archivo o Eliminar gastos.

Proveedores

Ejecución de un negocio es una calle de dos vías. Seguro, usted sirve a sus clientes y les cobra por su servicio. Pero también utiliza proveedores, empresas y proveedores de servicios que le cobran por todas las cosas que necesita para hacer su trabajo. ¿Productos de Oficina? Si. ¿Maquina de cafe? Si. ¿Gas para el coche? Si. Y cientos y otros suministros y servicios que puede nombrar.

Sus gastos y proveedores se gestionan con la misma facilidad y la misma funcionalidad de un clic que cualquier otra parte de su empresa, aquí en su cuenta de <APPSiS> Money. Con <APPSiS> Money, administrar sus proveedores y gastos es simple y similar a administrar sus clientes y facturas. Es sólo una cuestión de qué manera el dinero va ...

Lista de Proveedores

Para ver su lista de proveedores, vaya a la barra de tareas principal y haga clic en la pestaña Gastos. Seleccione Vendedores en el menú desplegable.

Panorama

La página Proveedores muestra una lista en formato de tabla de todas las empresas, proveedores de servicios o proveedores que ha ingresado al sistema de facturación <APPSiS> Money como parte de sus actividades empresariales. La tabla incluye las siguientes columnas de datos:

  • Nombre: El nombre de la empresa del proveedor
  • Ciudad: La ciudad donde se encuentra el vendedor
  • Teléfono: El número de teléfono del proveedor
  • Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del proveedor
  • Fecha de creación: Fecha en que se creó el proveedor en el sistema
  • Columna de acción: La columna final de la derecha presenta un menú desplegable con una serie de acciones que puede tomar para administrar el proveedor seleccionado

Acciones

Para seleccionar una acción para un proveedor en particular, coloque el cursor sobre el ratón en cualquier lugar de la entrada de fila del proveedor. Aparecerá un botón de selección gris en la columna de la derecha. Haga clic en la flecha Seleccionar y se abrirá una lista desplegable. Al hacer clic en una acción, se redirigirá automáticamente a la página de acción correspondiente del proveedor seleccionado.

Estas son las acciones disponibles en la lista desplegable del botón Acción y las páginas de acción correspondientes que se abrirán:

  • Editar proveedor : Edite los detalles del proveedor en la página Proveedores / Editar
  • Introducir gastos : ingrese un nuevo gasto para este proveedor en la página Gastos / Crear. SUGERENCIA: El nombre del proveedor aparecerá automáticamente en el nuevo gasto. No necesitará ingresar la información del proveedor.
  • Archivar Proveedor : haga clic para archivar el proveedor
  • Eliminar proveedor : haga clic para eliminar el proveedor

Consejo

Cada proveedor que cree tiene su propia página de resumen, donde puede ver y administrar los detalles del proveedor. Para ver la página de resumen de un proveedor, haga clic en el nombre del proveedor en la lista Proveedores. Se le redirigirá automáticamente a la página de resumen del proveedor.

Puede agregar un nuevo proveedor directamente desde la página de la lista Vendedores haciendo clic en el botón de color azul Nuevo vendedor situado en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Proveedores / Crear.

Clasificación y Filtrado de Proveedores

Las funciones de clasificación y filtrado facilitan la administración y visualización de la información de su proveedor. Ordene la tabla de proveedores haciendo clic en cualquiera de las pestañas del encabezado de lista. Aparecerá una pequeña flecha. Si la flecha está apuntando hacia arriba, los datos se clasifican del valor más bajo al valor más alto. Si la flecha apunta hacia abajo, los datos se clasifican del valor más alto al valor más bajo. Haga clic para cambiar la dirección de la flecha.

Filtre la lista de proveedores completando el campo Filtro, situado en la parte superior derecha de la página, a la izquierda del botón de color azul Nuevo Proveedor +.

Archivando/ Eliminación de proveedores

Para archivar o eliminar un proveedor específico, sitúese sobre la fila de entrada del proveedor y abra la lista desplegable Acción. Seleccione Proveedor de archivo o Eliminar proveedor. La tabla Proveedores se actualizará automáticamente y el proveedor dejará de aparecer en la lista de proveedores.

También puede archivar o eliminar uno o más proveedores a través del botón de color gris Archivo que aparece en la parte superior izquierda de la tabla Vendedores. Para archivar o eliminar Proveedores, marque los proveedores correspondientes en las casillas de verificación que aparecen en la columna de la izquierda, junto al nombre del proveedor. A continuación, haga clic en el botón Archivo, abra la lista desplegable y seleccione la acción deseada. ¿Desea ver los proveedores archivados o eliminados? Marque la casilla marcada Mostrar archivado / eliminado, situada a la derecha del botón Archivo. La tabla se actualizará automáticamente y ahora incluirá la lista completa de proveedores, incluidos los vendedores actuales, archivados y eliminados.

  • Los Proveedores eliminados se muestran con un tachado y un botón rojo eliminado en la columna de la derecha. Puede elegir restaurar un proveedor eliminado. Para restaurar un proveedor eliminado, coloque el cursor sobre el botón Eliminado rojo del proveedor eliminado correspondiente. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar proveedor en la lista desplegable.
  • Los Proveedores archivados se muestran con un botón naranja archivado en la columna de la derecha.

Puede elegir restaurar o eliminar el proveedor archivado. Para restaurar un proveedor archivado, coloque el cursor sobre el botón naranja archivado del proveedor archivado relevante. Aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha Seleccionar y elija Restaurar proveedor en la lista desplegable. Para eliminar un proveedor archivado, seleccione Eliminar proveedor en la lista desplegable del botón Seleccionar.

Crear proveedor

Para administrar correctamente sus ingresos y gastos, necesita un sistema simple y efectivo para cada aspecto de sus cuentas. Mantener una lista actualizada y la historia de sus proveedores es otra parte del rompecabezas, y, al igual que sus clientes, tareas y facturas, <APPSiS> Money entrega las mercancías aquí también. Cree y administre los detalles de su proveedor con la familiar y rápida funcionalidad que espera de <APPSiS> Money.

Puede crear un nuevo proveedor, ya sea directamente a la página Proveedores / Crear desde la barra de tareas principal o haciendo clic en Nuevo Proveedor + en la página de lista Proveedores. Aquí, vamos a enfocarnos en ingresar un nuevo proveedor a través de la página Proveedores / Crear.

¡Vamos a empezar!

Para ingresar un nuevo proveedor, vaya a la pestaña Gastos, abra el menú desplegable y haga clic en Nuevo proveedor. Esto abrirá la página Proveedores / Crear.

La página Proveedores / Crear se divide en cuatro secciones. Introduzca la información en los campos correspondientes.

Nota

Usted no tiene que completar cada campo. Ingrese la información que es importante o necesaria para sus necesidades.

Echemos un vistazo a cada sección:

  • Empresa : Introduzca los detalles de la empresa del proveedor, incluyendo el nombre de la empresa, número de identificación, número de IVA, dirección del sitio web y número de teléfono.
  • Contactos : Introduzca el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de su persona de contacto para este proveedor. Puede ingresar tantas personas de contacto como desee. Para agregar más personas de contacto, haga clic en + Añadir contacto.
  • Dirección : Introduzca la dirección del Proveedor.
  • Información adicional : Ingrese la moneda del proveedor y cualquier otra nota o recordatorio privado que desee agregar (no se preocupe, nadie puede verlos excepto usted).

Una vez que haya completado la página, haga clic en Guardar para guardar la información del nuevo proveedor. El proveedor aparecerá ahora como una entrada en la página de lista Proveedores.

Página Resumen de proveedores ¶

Cada proveedor que cree tiene su propia página de resumen que muestra los detalles del proveedor y los gastos relacionados. Para ver la página de resumen de un proveedor, vaya a la página de lista de proveedores y haga clic en el nombre del proveedor que desea ver. Se le redirigirá automáticamente a la página de resumen del proveedor.

Hay varias acciones que puede tomar desde la página de resumen del proveedor. Vamos a verlos:

  • Editar proveedor : Edite los detalles del proveedor haciendo clic en el botón Editar proveedor de color gris.
  • Introducir gastos : cree un nuevo gasto para el proveedor haciendo clic en el botón azul Nuevo gasto + situado en la parte superior derecha de la página.
  • Archivar o Delete Proveedor : Archive o elimine al proveedor haciendo clic en la flecha en el lado derecho del botón Editar Proveedor. Se abrirá un menú desplegable. Seleccione la acción deseada en el menú.

Informes

Es fácil quedar atrapado en el trabajo en el que está trabajando, enviando facturas y persiguiendo pagos. Pero es tan importante dar un paso atrás de vez en cuando, y mirar el panorama más amplio de cómo está haciendo su negocio freelance.

La función Informes le ayuda a hacer precisamente eso. Puede definir sus parámetros y extraer la información exacta que necesita para generar un rango de informes.

Ajustes de informes

La sección Configuración de informes le permite establecer parámetros y filtrar los datos para generar el informe adecuado para usted.

  • Fecha de inicio : Haga clic en el botón Calendario y seleccione la Fecha de inicio del informe.
  • Fecha de finalización : Haga clic en el botón de calendario y seleccione la fecha de finalización del informe.
  • Tipo : Para seleccionar el tipo de informe, haga clic en el campo Tipo y se abrirá un menú desplegable. Seleccione el tipo de informe que desee de la lista disponible.
  • Ejecutar : Una vez que haya seleccionado todos los parámetros, haga clic en el botón verde Ejecutar>. Los datos extraídos se mostrarán en la sección de visualización del informe a continuación. SUGERENCIA: al hacer clic en Ejecutar>, el informe generará automáticamente e incluirá sólo las columnas y los datos relevantes, según el tipo de informes y las fechas seleccionadas. Para ver otro informe, simplemente cambie sus selecciones y haga clic en Ejecutar>.

Exportar Para exportar los datos del informe a Excel u otro software de hoja de cálculo, haga clic en el botón Exportar azul. El informe se descargará automáticamente como un archivo .csv.

Ajustes

Introducción

Bienvenido a la sección Configuración básica, donde puede crear los fundamentos de su cuenta de <APPSiS> Money. Toda la información de su empresa, detalles de usuario, entradas de productos, preferencias de notificación, tasas de impuestos, ajustes de pago, selecciones de ubicación y moneda, y mucho más, se pueden encontrar aquí. Esta es su primera parada para configurar y personalizar su cuenta a su empresa. Y cada vez que necesite modificar su configuración, editar sus datos o cambiar sus preferencias, aquí es donde regresará. Hemos hecho simple y fácil de usar para administrar su configuración, por lo que la sección Configuración básica es un lugar que es divertido volver. Nosotros prometemos.

Para abrir las secciones Configuración básica, haga clic en la pestaña Configuración, que es la última pestaña de la barra lateral de <APPSiS> Money. La sección Configuración básica se abrirá automáticamente a la primera página de configuración, Detalles de la empresa. Para desplazarse entre las páginas de configuración, haga clic en la ficha correspondiente de la lista situada en el lado izquierdo de la página Configuración básica.

Detalles de la compañía

La página de detalles de la empresa se divide en tres secciones: Detalles, dirección y firma de correo electrónico. Esto cubre toda la información clave sobre su negocio.

Introduzca los siguientes datos de la empresa en el campo correspondiente:

Detalles

  • Nombre : El nombre de la empresa
  • Número de Identificación : El número de negocio o número de identificación personal del propietario del negocio
  • Número de Impuesto : El número de impuesto de la empresa (si es aplicable)
  • Sitio web : Dirección web de su empresa
  • Correo electrónico de la empresa : Dirección de correo electrónico de su empresa
  • Teléfono : Número de teléfono de su empresa
  • Logo : Cargue el logotipo de su empresa haciendo clic en el botón Elegir archivo. Busque en el equipo el archivo de imagen apropiado y suba. Recuerde, el sistema de facturación <APPSiS> Money admite tipos de archivo JPEG, GIF y PNG. SUGERENCIA: Una vez que haya cargado su logotipo, la imagen gráfica aparecerá en la página. ¿Subió la imagen equivocada? ¿Tienes un nuevo logotipo? Haga clic en Eliminar logotipo y cargue uno nuevo.
  • Tamaño de la empresa: Seleccione el tamaño de la empresa de las opciones de la lista desplegable
  • Industria : la industria a la que pertenece su empresa desde las opciones de la lista desplegable

Dirección:

Complete el detalle de la dirección correspondiente en cada campo. Para el campo País, comience a escribir el nombre de su país y la función de autocompletar le ofrecerá opciones para seleccionarlas en una lista desplegable. Seleccione el país correspondiente. Para quitar la entrada de país, haga clic en la X en el lado derecho del campo.

Firma de correo electrónico

Cree su firma única, que aparecerá en cada correo electrónico que se envíe en su nombre desde el sistema de facturación <APPSiS> Money. En primer lugar, ingrese texto libre en el cuadro de texto. Esto puede incluir el nombre de su empresa, dirección, número de teléfono, sitio web, dirección de correo electrónico o cualquier otra cosa que pueda pensar. Después de introducir el texto, utilice la barra de herramientas de formato para crear el aspecto que desee. Puede seleccionar la fuente, el tamaño de la fuente, el diseño de la fuente (negrita, cursiva, subrayado, tachado), el color de la fuente, el relleno, la numeración, las viñetas y la alineación. También puede insertar hipervínculos, lo que significa que puede crear vínculos que se pueden hacer clic en su sitio web o dirección de correo electrónico dentro de su firma de correo electrónico.

Cuando haya completado los Detalles de su empresa, haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página. Puede modificar estos detalles en cualquier momento volviendo a la página, cambiando los detalles y haciendo clic en Guardar de nuevo.

Detalles de usuario

Como propietario de la empresa, usted es el usuario principal de su cuenta de <APPSiS> Money, por lo que deberá definir sus detalles de usuario. (Como alternativa, si está configurando la cuenta en nombre de otra persona, tendrá que tener sus detalles a mano.)

Introduzca su nombre, apellido, dirección de correo electrónico y número de teléfono en los campos proporcionados.

Haga clic en Iniciar sesión

Si desea iniciar sesión en su cuenta de <APPSiS> Money sin una contraseña, puede hacerlo a través de sus otras cuentas en línea. Al vincular su cuenta de Google, Facebook, GitHub o LinkedIn a su cuenta de <APPSiS> Money, habilita el inicio de sesión con un solo clic que realmente hace la vida más sencilla.

Para habilitar un clic de inicio de sesión, haga clic en el botón azul Habilitar. Se abrirá un menú desplegable que le dará la opción de seleccionar una cuenta en línea. Elija la cuenta que desee y se le redirigirá al sitio web de terceros para vincular su cuenta de <APPSiS> Money. Siga las indicaciones para completar el proceso.

URL de referencia ¶

¿Quiere unirse a nuestro programa de referencia y ahorrar dinero? Haz que tus amigos se inscriban y reciban un enorme descuento en tus cuotas de <APPSiS> Money. Para unirse al programa de referencia, marque la casilla Habilitar. Para obtener más información sobre nuestro programa de referidos, vaya aquí.

Cambia la contraseña

Si alguna vez necesita cambiar su contraseña, haga clic en el botón azul Cambiar contraseña. Deberá rellenar su contraseña actual, su nueva contraseña y deberá confirmar la contraseña escribiéndola por segunda vez. A continuación, haga clic en Guardar y se cambiará la contraseña.

Cuando haya terminado de completar sus datos de usuario, haga clic en el botón Guardar verde para guardar toda la información.

Localización

La página de localización es el lugar para personalizar un montón de ajustes que hacen que su cuenta de <APPSiS> Money se sienta como en casa.

  • Divisa : Seleccione su moneda predeterminada en la lista de aproximadamente 50 monedas disponibles.
  • Idioma : Seleccione el idioma predeterminado en la lista de aproximadamente 20 idiomas disponibles.
  • Zona horaria : Seleccione su zona horaria en el menú desplegable.
  • Formato de fecha : seleccione el formato de fecha que desee de una lista de unas 13 opciones de formato.
  • Formato Fecha / Hora : Seleccione el formato de fecha / hora que desee de una lista de unas 13 opciones de formato.
  • Primer día de la semana : seleccione el día en que empieza su semana laboral. (Diferentes culturas y países tienen semanas de trabajo variadas.)
  • Hora de 24 horas : Si prefiere utilizar el formato de hora de reloj de 24 horas, marque la casilla de habilitar.

Para guardar la configuración de la Localización, asegúrese de hacer clic en el botón Guardar verde.

Pagos Online

La página Pagos Online es donde va a configurar y administrar sus puerta de enlace de pago.

Si está utilizando WePay, Stripe o Braintree, deberá completar los ajustes de pago. (SUGERENCIA: si no utiliza ninguna de estas tres pasarelas, puede saltarse el cuadro Configuración de pagos).

  • Facturación de Token : seleccione la opción que prefiera en la lista desplegable.
  • Deshabilitado : Nunca factura automática
  • Opt In (la casilla de verificación se muestra pero no se selecciona) En el portal del cliente : El cliente tiene la opción de marcar el recuadro de facturación automática para almacenar de forma segura su tarjeta de crédito / cuenta bancaria en el archivo.
  • Opt Out (se muestra y selecciona la casilla de verificación ) En el portal del cliente : La opción de factura automática se selecciona automáticamente. El cliente todavía puede optar por desmarcar la casilla y deshabilitar el almacenamiento de su tarjeta de crédito / cuenta bancaria.
  • Siempre : Siempre factura automática
  • Factura Automática : Elija la fecha que prefiera para facturar automáticamente en la factura: en la fecha de envío O en la fecha de vencimiento. Marque la casilla correspondiente para hacer su selección.

Consejo

Para los pagos por transferencia bancaria, la facturación automática se produce únicamente en la fecha de vencimiento.

Para guardar la configuración de pago de facturación / facturación automática, haga clic en el botón Guardar color verde.

Lista de Puerta de enlace de pago

Para ver una lista actual de las pasarelas de pago, desplácese por debajo del cuadro Configuración de pagos. La lista de pasarelas de pago tiene dos columnas:

  • Nombre : El nombre de la puerta de enlace de pago (se trata de un enlace que se puede hacer clic que lo lleva a la página Gateway de pago / Editar)
  • Acción : Puede editar o archivar la pasarela de pago haciendo clic en el botón Seleccionar. Elija la acción deseada en el menú desplegable.

Añadir puerta de enlace

Para agregar una nueva pasarela de pago, haga clic en el botón Agregar Puerta de Enlace + color azul. Se le redirigirá automáticamente a la página Puerta de Enlace / Crear.

Consejo

La página Puertas de enlace de pago / Crear es una página predeterminada para la puerta de enlace de WePay. Con una fantástica gama de características de pago, nos gusta darle la opción de usar WePay por adelantado. Por supuesto, ofrecemos más de 50 opciones de pasarela de pago. Si prefiere agregar uno de ellos, desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en el botón color gris Utilice otro proveedor. Se le redirigirá a la página General Puertas de enlace de Pago / Crear.

Puertas de enlace de Pago / Crear - WePay

Echemos un vistazo a la pantalla Puertas de enlace Predeterminadas / Crear pago para el sistema WePay.

  • Nombre : Escriba su nombre
  • Apellido : Escriba su apellido
  • Correo electrónico: Ingrese su dirección de correo electrónico
  • Nombre de la empresa: Escriba el nombre de la empresa. Esto aparecerá en la factura de la tarjeta de crédito del cliente.
  • País : Seleccione Estados Unidos o Canadá
  • Dirección de facturación: Marque la opción preferida
  • Exigir que el cliente proporcione su dirección de facturación : Mostrar la dirección del cliente en la página de pago
  • Actualizar la dirección del cliente con los detalles proporcionados : La dirección del cliente se actualizará en la página de pago con los detalles que proporcionan
  • Tarjetas de crédito aceptadas : marque la casilla de las tarjetas de crédito que acepta
  • ACH : Para permitir pagos de transferencia bancaria, active la casilla Habilitar ACH
  • Estoy de acuerdo : Marque la casilla para aceptar los términos y condiciones de WePay. SUGERENCIA: Para seguir usando WePay, debe aceptar los términos y condiciones.

Para inscribirse en WePay o para vincular una cuenta existente de WePay, haga clic en el botón verde Registrarse con WePay. Siga las indicaciones para completar el proceso.

Puerta de Enlace de Pago / Crear - Otros Puerta de Enlace de Pago

Para crear una nueva pasarela de pago además de WePay, desplácese hasta la parte inferior de la página Default Puerta de enlace de Pago / Crear y haga clic en el botón gris Use another provider. Complete los detalles en el cuadro Agregar pasarela seleccionando primero la pasarela de pago deseada de la lista de más de 50 opciones disponibles. Para ello, haga clic en la flecha del campo Puertas de enlace y se abrirá una lista desplegable.

Una vez que haya terminado de crear una pasarela de pago, aparecerá automáticamente en la lista Pago de pasarelas en la página Pagos en línea.

Consejo

Cada puerta de enlace de pago tiene diferentes requisitos de información. Cuando seleccione una pasarela de pago, la casilla se actualizará con los requisitos correspondientes. Siga las indicaciones y utilice la función de ayuda en el sitio web de la pasarela de pago para completar el proceso correctamente.

Tasas de Impuesto

Establezca y aplique sus tasas de impuestos y preferencias en la página Tarifas de impuestos.

Puede crear su configuración de impuestos con unas casillas de verificación simples. Seleccione la preferencia correspondiente marcando las casillas correspondientes de la lista:

  • Habilitar la especificación de un impuesto de factura : Marque esta casilla para aplicar una tasa de impuesto a la factura completa.
  • Habilitar la especificación de impuestos de línea de pedido : marque esta casilla para aplicar una tasa impositiva para partidas individuales.
  • Mostrar los impuestos de línea de pedido en línea : marque esta casilla para mostrar el impuesto de línea de pedido en la línea de artículo independiente de la factura.
  • Incluir impuestos de línea de pedido en el total de línea : marque esta casilla para mostrar el impuesto de artículos incluido en el costo total de la línea de pedido.
  • Habilitar la especificación de una segunda tasa de impuesto : marque esta casilla si necesita aplicar otra tasa de impuesto a la factura.
  • Tasa impositiva por defecto : Seleccione una tasa impositiva predeterminada en la lista desplegable de tipos impositivos predefinidos.

Una vez que haya completado sus preferencias, haga clic en el botón Guardar verde.

Lista de tasas de Impuestos¶

Las tasas de impuestos predefinidas se muestran en la lista de la sección Configuración de impuestos. Desplácese hacia abajo para ver. La lista de Tasas de Impuestos tiene dos columnas:

  • Nombre : El nombre de la tasa de impuesto (este es un enlace que se puede hacer clic que lo lleva a la página Tasa de Impuestos / Editar)
  • Acción : Puede editar o archivar la tasa de impuesto haciendo clic en el botón Seleccionar. Elija la acción deseada en el menú desplegable.

Añadir tasa de Impuesto

Para añadir una nueva tasa de impuesto, haga clic en el botón Añadir tasa de impuesto color azul. Se le redirigirá automáticamente a la página Tarifas / Tasa de impuestos.

Para crear una tasa de impuesto, complete los dos campos:

  • Nombre : Escriba el nombre de la tasa de impuesto (Ejemplos: IVA, impuesto estatal de Nueva York)
  • Tasa : Introduzca el porcentaje de la tasa de impuesto

Haga clic en el botón Guardar de color verde para crear la tasa de impuestos. Ahora aparecerá en la lista de tasas de impuestos.

Biblioteca de productos ¶

Agregue productos a su biblioteca de productos para acelerar el proceso de creación de facturas.

Ajustes de productos

Establezca sus preferencias para su biblioteca de productos con las siguientes opciones:

  • Auto-rellenar productos: marque esta casilla para habilitar el relleno automático de la descripción del producto y el costo cuando seleccione el producto.
  • Auto-actualizar automática de productos: marque esta casilla para habilitar la actualización automática de la entrada de la biblioteca de productos cuando actualice el producto en la factura.

Lista de bibliotecas de productos ¶

Los productos predefinidos se muestran en la lista de la sección Configuración del producto. Desplácese hacia abajo para ver. La lista de bibliotecas de productos tiene cuatro columnas:

  • Producto : El título del producto (ej. Diseño del logotipo, traducción de 500 palabras, galletas 500g). Este es un enlace que se puede hacer clic que lo lleva a la página Biblioteca de productos / Editar.
  • Descripción : Descripción del producto
  • Costo unitario : El costo de una unidad del producto
  • Acción : Puede editar o archivar el producto haciendo clic en el botón Seleccionar. Elija la acción deseada en el menú desplegable.

Añadir producto

Para añadir un nuevo producto, haga clic en el botón color azul Agregar producto +. Se le redirigirá automáticamente a la página Biblioteca de productos / Crear.

Para crear un producto, complete los campos:

  • Producto : Introduzca el título del producto
  • Notas : Introduzca la descripción del producto
  • Costo : Anote el costo por unidad

Haga clic en el botón Guardar verde para crear el producto. Ahora aparecerá en la lista de bibliotecas de productos.

Notificaciónes

El sistema de facturación <APPSiS> Money envía correos electrónicos automatizados que le notifican sobre el estado de facturas y cotizaciones enviadas a los clientes. Configure sus preferencias de notificación en la página Notificaciones por correo electrónico.

Para crear sus preferencias para las notificaciones por correo electrónico, marque cualquiera de las siguientes opciones:

  • Envíeme un correo electrónico cuando se envía una factura
  • Enviarme un correo electrónico cuando se vea una factura
  • Envíeme un correo electrónico cuando se pague una factura
  • Envíeme un correo electrónico cuando se apruebe una cotización (sólo usuarios de Pro Plan)

Facebook y Twitter

¿Quiere mantenerse al día con las actualizaciones, funciones y noticias de <APPSiS> Money? Sigue nuestros feeds en Facebook y Twitter haciendo clic en los botones de Seguir.

Para guardar las preferencias de notificación por correo electrónico, haga clic en el botón Guardar verde.

Importar/Exportar

Si necesita importar datos a su cuenta de <APPSiS> Money, o, alternativamente, si necesita exportar los datos de facturación de <APPSiS> Money, puede hacer ambos desde la página Importar / Exportar.

Importar Datos

Para importar datos, seleccione una fuente en el menú desplegable Origen. Para cargar un archivo de cliente, un archivo de factura o un archivo de producto, haga clic en el botón Examinar y seleccione el archivo correspondiente de su computadora. Haga clic en el botón de carga naranja para importar el archivo.

Consejo

Además de los tipos de archivo CSV y JSON, puede importar archivos de una gama de programas de software, incluyendo Freshbooks, Hiveage, Invoiceable y más.

Exportar Datos

Para exportar datos, seleccione una fuente en el menú desplegable Origen. SUGERENCIA: Los tipos de archivo de exportación incluyen CSV, XLS y JSON. A continuación, seleccione los datos que desea exportar de la lista. Haga clic en el botón Descargar azul para exportar los datos.

Administración de cuentas

Ya sea actualizando, degradando o cancelando (esperamos que no!), Administre su cuenta de <APPSiS> Money a través de esta página. Estado del plan

Vea el nivel de su plan actual (Free, Pro o Enterprise) y renueve el estado aquí.

Para cambiar el estado del plan, haga clic en el botón naranja Cambiar plan.

Cambio de plan

Para cambiar el estado del plan, haga clic en el menú desplegable y seleccione su nuevo plan (Libre, Pro o Enterprise). Haga clic en el botón de plan de cambio azul y el cambio surtirá efecto inmediatamente. ¿Cambiaste de idea? Haga clic en el botón gris Volver atrás.

Eliminar cuenta?

En el caso de que desee eliminar su cuenta, haga clic en el botón rojo Eliminar cuenta.

Nota

Si elimina su cuenta de <APPSiS> Money, todos los datos se borran permanentemente. No hay opción de deshacer.

Se le pedirá que confirme la acción de eliminación y nos proporcione una razón para ayudarnos a mejorar la experiencia de <APPSiS> Money.

Si está seguro de que desea eliminarlo, haga clic en el botón rojo Eliminar cuenta. ¿Cambiaste de idea? Haga clic en el botón gris Volver atrás.

Configuración de facturas

Puede personalizar su plantilla de factura añadiendo nuevos detalles sobre el cliente, su empresa, información de encabezado y pie de página, ajustando el formato de numeración y más. Cualquier cambio que realice en la configuración de factura se aplicará a todas sus facturas.

La página Configuración de facturas tiene cuatro secciones:

  • Números de factura y cotización
  • Campos Personalizados
  • Configuración de Presupuestos
  • Mensajes por defecto

Números de factura y cotización

¿Quieres crear tu propio sistema de numeración para facturas y cotizaciones?

Para personalizar su sistema de numeración de facturas, haga clic en la pestaña Número de factura a la izquierda.

Hay dos maneras de personalizar el número de factura: mediante la adición de un prefijo o la creación de un patrón.

Para agregar un prefijo, seleccione el botón Prefijo. En el campo inmediatamente debajo, agregue su prefijo elegido. Por ejemplo, puede optar por agregar las iniciales de su empresa, como M & D. El número de factura actual aparece en el campo Contador.

Todas las facturas incluirán automáticamente el cambio de numeración. Así que si eligió el prefijo M & D, sus números de factura aparecerán como M & D001, y así sucesivamente. 3

Para crear un patrón, seleccione el botón Patrón. En el campo de patrón, ingrese la variable personalizada de su elección. Por ejemplo, si crea un patrón de {$ year} - {$ counter}, sus facturas se numerarán con el año actual y el último número de factura. Para ver las opciones disponibles para patrones personalizados, haga clic en el icono de signo de interrogación en el extremo derecho del campo Patrón.

Todas sus facturas mostrarán automáticamente los números de factura de acuerdo con su patrón personalizado.

Para personalizar su sistema de numeración de cotizaciones, haga clic en la pestaña de número de cotización a la derecha.

Hay dos maneras de personalizar el número de cotización: mediante la adición de un prefijo o la creación de un patrón.

  • Para agregar un prefijo, seleccione el botón Prefijo. En el campo inmediatamente debajo, agregue su prefijo elegido. El prefijo aparecerá antes del número de cotización en todas sus cotizaciones.
  • Para crear un patrón, seleccione el botón Patrón. En el campo de patrón, ingrese la variable personalizada de su elección. Para ver las opciones disponibles para patrones personalizados, haga clic en el icono de signo de interrogación en el extremo derecho del campo Patrón. 4

Todas las Cotizaciones mostrarán automáticamente los números de las Cotizaciones según su patrón personalizado.

Consejo

Puede elegir integrar sus números de cotización con el contador de números de factura. Esta es una característica importante ya que le permite mantener el mismo número al convertir una cotización a una factura. Así que, Cotizacion-001 se convertirá automáticamente en Invoice-001. Para numerar sus presupuestos con su sistema de numeración de facturas, marque el botón Compartir cuenta de facturas. Para numerar las cotizaciones por separado, desmarque el botón Compartir cuenta factura. 5

Campos Personalizado

Puede crear nuevos campos para sus entradas de cliente, detalles de empresa y facturas asignando nuevos valores de campo y etiquetas en la sección Campos personalizados. Todos los cambios de campo aparecerán automáticamente en la factura PDF.

Campos de cliente

Para agregar campos a las entradas del cliente, haga clic en la ficha Campos del cliente.

Tiene la opción de agregar uno o dos campos nuevos que aparecerán en las páginas Cliente / Crear y Cliente / Editar. Al crear o editar un cliente, complete estos campos si son relevantes para el cliente. El nombre del campo y la información que ingrese aparecerán en la sección Detalles del cliente de la factura PDF.

Campos de Empresa

Para agregar campos a los datos de su empresa, haga clic en la pestaña Campos de empresa. Introduzca la información de etiqueta de campo y el valor de campo en los campos correspondientes. La información que introduzca aparecerá automáticamente en la sección Detalles de la empresa de la factura PDF.

Campos de factura

¿Desea incluir información personalizada en sus facturas? Para agregar campos a la entrada de factura, haga clic en la pestaña Campos de factura. Introduzca el nuevo nombre de campo en el campo Etiqueta de campo. Puede agregar uno o dos nuevos campos de factura. Los nuevos campos aparecerán en la parte superior de la página Crear / Factura y se incluirán automáticamente en la factura PDF.

Cargos por facturas

Para añadir nuevos campos de factura, haga clic en la pestaña Carga de facturas. Introduzca el nuevo cargo en los campos proporcionados. Puede agregar uno o dos nuevos campos de factura. El nuevo campo de carga aparecerá en la sección Subtotales de Factura. Las cantidades introducidas en estos campos durante el proceso Crear o Editar factura aparecerán automáticamente en la factura PDF. Para aplicar la función Impuestos para el nuevo cargo, marque el botón Cargar impuesto.

Configuración Cotizacion

¿Quieres convertir cotizaciones aceptadas en facturas en un clic de un botón? Marque el botón Habilitar y se aplicará la función de conversión automática. Por lo tanto, cuando un cliente aprueba una cotización, se convertirá automáticamente en una cotización, lo que le ahorrará tiempo y molestia.

Consejo

Esta función es de gran utilidad si vinculó los contadores de cotización y de número de factura en la sección Factura y números de cotización de la página Configuración de facturas.

Para desactivar la función de conversión automática, desactive el botón Habilitar.

Mensajes por defecto

Establezca cualquier texto predeterminado personalizado que desee en Términos de factura, Pie de factura y Términos de cotización.

¿Ha completado todos sus ajustes de factura? Haga clic en el botón verde de Guardar en la parte inferior de la página y sus cambios personalizados aparecerán en todas sus facturas.

Diseño de Factura

Tanto si eres un novato de diseño como un profesional de programación, <APPSiS> Money te da el poder de personalizar el diseño de tu factura, para dar a tus facturas la apariencia exacta que deseas. La herramienta de diseño es la forma perfecta de combinar sus facturas con la apariencia gráfica de su empresa, incluidos colores, fuentes, logotipos, tamaños de margen, nombres de columnas, encabezados, pies de página y mucho más.

Puede diseñar su factura con las herramientas de selección simples o profundizar y personalizarlo desde las fundaciones con nuestra función de personalización.

La página Diseño de facturas está dividida en dos secciones. La sección superior presenta las diferentes opciones de personalización y la sección inferior muestra una muestra PDF en tiempo real de su factura, para que pueda ver los cambios a medida que avanza.

Diseño de factura

Para personalizar la configuración general del diseño de factura, haga clic en la pestaña Configuración general. Dispone de varias opciones para configurar los cambios:

Diseño <APPSiS> Money ofrece una selección de plantillas de diseño para elegir. Los ejemplos incluyen 'Negrita', 'Elegante', 'Hipster' y 'Negocios'. La configuración predeterminada de la plantilla es "Limpiar". Para cambiar la configuración de la plantilla, seleccione un diseño en el menú desplegable. La pantalla de factura PDF siguiente se actualizará automáticamente para mostrarle una vista previa de la plantilla de diseño.

Consejo

El diseño elegido sólo se aplicará después de hacer clic en el botón Guardar. Siéntase libre de jugar con los diversos diseños y explorar sus opciones antes de guardar.

  • TIpo de letra del cuerpo : seleccione la fuente deseada para el texto de cuerpo de la factura.
  • Tipo de letra de la encabecera : Seleccione la fuente deseada para el texto de encabezado de la factura.
  • Tamaño de letra : Seleccione el tamaño de fuente deseado para el texto que aparece en la factura.
  • Color primario : Seleccione el color primario deseado del diseño de la factura.
  • Color secundario : Seleccione el color secundario deseado del diseño de la factura.

Consejo

Las plantillas de diseño de facturas se basan en un esquema de colores de dos tonos. Asegúrese de seleccionar colores primarios y secundarios que son complementarios y reflejan su gusto de diseño y el tema de diseño de su empresa.

Etiquetas de facturas

¿Desea cambiar los nombres o términos de las columnas en su plantilla de factura? Para personalizar los nombres del elemento, descripción, coste unitario, cantidad, línea total y términos en su factura, introduzca el texto deseado en el campo correspondiente.

Opciones de factura

Ocultar cantidad Si sus líneas de pedido son siempre 1, puede optar por ocultar el campo Cantidad. Para ocultar Cantidad, marque la casilla.

Ocultar pago hasta la fecha Si desea ocultar la columna Pago hasta la fecha hasta que se haya realizado el pago, marque la casilla. A continuación, sus facturas no mostrarán nunca 'Pago hasta la fecha 0.00'.

Personalizar

Si tiene experiencia en diseño, puede personalizar la factura exactamente como desee, más allá de las opciones proporcionadas por <APPSiS> Money. Para trabajar en el documento de factura, haga clic en el botón azul Personalizar. Será redirigido a la página de programación, donde tendrá la opción de trabajar en la factura Contenido, Estilos, Valores predeterminados, Márgenes, Encabezado y Pie de página. Simplemente haga clic en la pestaña correspondiente y trabaje lejos. Los cambios de diseño que realice se reflejarán en la factura de PDF de ejemplo en el lado derecho de la página.

Para cambiar la plantilla de diseño de factura, seleccione el diseño deseado en el menú desplegable situado en la parte inferior izquierda de la página.

Para guardar los cambios personalizados, haga clic en el botón color verde Guardar en la parte inferior de la página.

Para cancelar los cambios personalizados, haga clic en el botón Cancelar color gris en la parte inferior de la página.

¿Necesita ayuda con su codificación personalizada? Haga clic en el botón color gris de Ayuda en la parte inferior de la página. Se le proporcionará un enlace a nuestro foro de soporte y al sitio web del proveedor de software, donde podrá explorar cómo utilizarlo.

Portal de clientes

El proceso de facturación es una calle de dos vías. Usted cobra al cliente; El cliente necesita ver la factura y realizar el pago. ¿Por qué no hacerlo lo más fácil posible para usted - y para sus clientes? Este es el propósito del Portal de clientes de <APPSiS> Money. Con <APPSiS> Money, puede proporcionar un portal para sus clientes en el que puedan abrir y ver sus facturas e incluso realizar pagos, todo a través de las páginas del sitio web de <APPSiS> Money.

  • Inicio : el Inicio del cliente es una página de resumen que muestra toda la actividad de facturación con el cliente específico. ¿Desea mostrar la página Inicio para sus clientes cuando utilizan el Portal de clientes? Puede elegir mostrar u ocultar el Inicio. Active el cuadro Habilitar para mostrar el Inicio. Desmarque para ocultar el Inicio.
  • Facturas de protección de contraseña: para aumentar la seguridad de la visualización de facturas, puede optar por proteger las facturas para cada cliente. Para ver su factura, el cliente necesitará ingresar una contraseña específica. Marque la casilla para activar la función de protección por contraseña.
  • Generar contraseña automáticamente : Si su cliente aún no tiene una contraseña para el portal, puede asegurarse de que obtiene una al permitir que el sistema genere automáticamente una contraseña. La contraseña se enviará al cliente junto con la primera factura. Para activar esta función, marque la casilla.

CSS personalizado

¿Tiene alguna experiencia en diseño web? ¿Quieres poner tu huella digital individual en el portal de tu cliente? Puede controlar la apariencia de su portal de cliente introduciendo CSS personalizado en el diseño de su portal. Introduzca el CSS es el campo Custom CSS.

Para aplicar todos los cambios al Portal de clientes, haga clic en el botón Guardar verde en la parte inferior de la página.

Configuracion del correo electrónico

La comunicación por correo electrónico con sus clientes es una parte importante del proceso de facturación de <APPSiS> Money: envío de facturas por correo electrónico, notificación a los clientes de que se debe una factura, recordando a los clientes los pagos atrasados ​​y más.

Con la función Configuración de correo electrónico, puede especificar determinados ajustes y diseños para los correos electrónicos de notificación que sus clientes reciben de su cuenta de <APPSiS> Money.

La página Configuración de correo electrónico incluye dos secciones: Configuración de correo electrónico y Diseños de correo electrónico .

Ajustes del correo electrónico

  • Adjuntar archivos PDF : ¿Desea poder adjuntar archivos PDF a sus correos electrónicos? Marque la casilla Habilitar.
  • Enlace de factura : Cuando envía una factura por correo electrónico a un cliente, la factura se puede ver a través de un enlace web incrustado en el correo electrónico de notificación. El enlace predeterminado utiliza una URL del sitio <APPSiS> Money.

Diseño de correo electrónico ¶

  • Estilo del email : Usted puede hacer que sus email miran más profesionales eligiendo un diseño. Seleccione el estilo deseado abriendo el menú desplegable. Los estilos disponibles son Plain (diseño regular de correo electrónico), Light (diseño gráfico con borde luminoso) y Dark (diseño gráfico con borde oscuro). Para obtener una vista previa de los diferentes estilos, haga clic en el icono del signo de interrogación en el extremo derecho del campo.
  • Habilitar marcado : ¿Deseas dar a tus clientes la opción conveniente de pagarte en línea con un enlace directo desde el correo electrónico de notificación de factura? Marque Activar marcado para agregar un enlace de pago al correo electrónico de factura. A continuación, sus clientes pueden hacer clic para enviar un pago en línea.

¿Ha terminado de personalizar su configuración de correo electrónico? Haga clic en el botón Guardar color verde para aplicar la nueva configuración.

Plantillas y recordatorios

Hay algunos correos electrónicos diferentes que sus clientes reciben de usted a través del sistema de facturación <APPSiS> Money como parte de sus comunicaciones de facturación. Éstos incluyen el email de la notificación de la factura, el email de la notificación de la cotización, email de la notificación del pago y varios email del recordatorio. Puede personalizar todos sus correos electrónicos seleccionando una plantilla, texto y diseño, y especificando la frecuencia de los correos electrónicos de recordatorio.

Plantillas de Correo

Factura Email / Cotización Email / Pago Email

  • Asunto Personalizar : la línea de asunto de sus correos electrónicos de facturación / cotización / pago ingresando el texto deseado. También puede introducir variables según su preferencia, como número de factura, nombre de la empresa, fecha de vencimiento y muchos más. Haga clic en el icono de signo de interrogación en el lado derecho del campo Asunto para ver una lista de variables disponibles. Para restablecer su entrada, haga clic en el enlace Restablecer justo encima del icono del signo de interrogación.
  • Cuerpo : personalice el texto del cuerpo del correo electrónico introduciendo el texto deseado. También puede introducir variables según su preferencia. Haga clic en el icono de signo de interrogación en el lado derecho del campo Asunto para ver una lista de variables disponibles. Para restablecer su entrada, haga clic en el enlace Restablecer justo encima del lado derecho del cuadro de texto del cuerpo.
  • Barra de herramientas: Inmediatamente debajo del cuadro de texto del cuerpo, hay una barra con todas las herramientas de formato que necesitas para personalizar tu correo electrónico de factura, incluyendo estilo de fuente, tamaño de fuente, negrita / cursiva / subrayado, tachado, color de fuente, color de fondo, numeración, viñeta , Alineación e hipervínculos.

Consejo

Cualquier cambio que realice en su configuración de correo electrónico aparecerá de forma instantánea en la vista previa en el lado derecho de la página. Vea cómo su plantilla de correo electrónico se verá como lo está creando, por lo que puede hacerlo bien.

Correos de Recordatorio

A veces, sus clientes necesitan un recordatorio amistoso sobre sus pagos pendientes. <APPSiS> Money permite hasta 3 correos electrónicos de recordatorio, y puede personalizar totalmente el contenido del correo electrónico y el calendario de entrega de acuerdo con sus preferencias.

Primer Recordatorio / Segundo Recordatorio / Tercer Recordatorio

Para activar la función de recordatorio, active la casilla Habilitar de la ficha Primer recordatorio. (SUGERENCIA: para activar los correos electrónicos de segundo y tercer recordatorio, deberá habilitarlos por separado. Abra la pestaña correspondiente y active la casilla Activar.)

Programación Defina la programación para el correo electrónico de recordatorio seleccionando los valores de los tres cuadros de programación: el número de días después / días antes de la fecha de vencimiento / fecha de la factura. El recordatorio se enviará de acuerdo con los valores que seleccione en estos tres campos.

  • Asunto : Personaliza la línea de asunto de tu correo electrónico de recordatorio ingresando el texto deseado. También puede introducir variables según su preferencia, como número de factura, nombre de la empresa, fecha de vencimiento y muchos más. Haga clic en el icono de signo de interrogación en el lado derecho del campo Asunto para ver una lista de variables disponibles. Para restablecer su entrada, haga clic en el enlace Restablecer justo encima del icono del signo de interrogación.
  • Cuerpo : personalice el texto del cuerpo del correo electrónico introduciendo el texto deseado. También puede introducir variables según su preferencia. Haga clic en el icono de signo de interrogación en el lado derecho del campo Asunto para ver una lista de variables disponibles. Para restablecer su entrada, haga clic en el enlace Restablecer justo encima del lado derecho del cuadro de texto del cuerpo.
  • Barra de herramientas: Inmediatamente debajo del cuadro de texto del cuerpo, hay una barra con todas las herramientas de formato que necesita para personalizar su correo electrónico de recordatorio, incluyendo el estilo de fuente, tamaño de fuente, negrita / cursiva / subrayado, tachado, color de fuente, color de fondo, numeración, , Alineación e hipervínculos.

Consejo

Cualquier cambio que realices en tu configuración de correo electrónico de recordatorio aparecerá instantáneamente en la vista previa en el lado derecho de la página. Vea cómo su plantilla de correo electrónico de recordatorio se verá como usted lo está creando, para que pueda obtener lo justo.

Visualizaciones de datos

¿Quién dice que analizar sus datos de facturación no puede ser divertido? Visualizaciones de datos es una característica interactiva, intuitiva y práctica que le ayuda a entender exactamente lo que está pasando con sus números de facturación. La función de visualización toma sus datos, de acuerdo con el grupo de datos que selecciona, y crea un patrón visual que demuestra sus proporciones de ingresos de acuerdo con varios parámetros. Lo que es más, no es sólo una pantalla gráfica; También enlaza con los diversos datos de la ilustración, por lo que es fácil para usted profundizar más en sus números, simplemente pasando el ratón.

  • Agrupar por : Para generar una Visualización de Datos, seleccione el grupo de datos requerido (Clientes, Facturas, Productos). La visualización se generará automáticamente a continuación.

Para ver datos en particular, coloque el mouse sobre los círculos dentro de la ilustración. Los cuadros de texto aparecerán automáticamente mostrando información sobre el agrupamiento de datos.

Consejo

Para las visualizaciones de datos de Facturas y Clientes, cada cuadro de visualización incluye un enlace Ver en la parte superior derecha. Para ver el cliente específico o la factura, haga clic en el enlace Ver. La página Editar factura o Ver cliente se abrirá en otra ventana.

tokens de la API

<APPSiS> Money utiliza tokens API para permitir el acceso a proveedores de terceros, por lo que puede optimizar muchas de sus funciones de facturación y pagos con nuestros socios.

fichas /

La página Tokens API muestra una tabla con los tokens actuales de API.

Para agregar un nuevo token de API, haga clic en el botón Agregar Token + color azul en la parte superior derecha de la página. Se abrirá la página Tokens / Create.

Crear Token

Introduzca el nombre del token en el campo y haga clic en el botón Guardar color verde. Se generará automáticamente un nuevo número de token. A continuación, se le redirigirá a la página Tokens de API, donde el nuevo token se mostrará en la tabla junto a la entrada de nombre correspondiente.

Si desea cancelar la nueva entrada antes de guardarla, haga clic en el botón Cancelar color gris.

Editar Token

Para editar un token existente, haga clic en el botón de selección gris de la columna Acción de la tabla Tokens API y se abrirá un menú desplegable. Seleccione Editar Token en el menú y se abrirá la página Tokens / Edit. Ahora puede editar el nombre del token. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar.

Token de archivo

Para archivar un token existente, haga clic en el botón de selección color gris en la columna Acción de la tabla Tokens API y se abrirá un menú desplegable. Seleccione Archivo Token en el menú y el token se enviará automáticamente a los archivos. Ya no se podrá ver en la tabla Tokens API.

Zapier

<APPSiS> Money se une orgullosamente a https://zapier.com/ para proporcionar conexiones de aplicaciones sin problemas para su actividad de <APPSiS> Money. Echa un vistazo a varios Zaps que ofrecen funcionalidad integrada entre <APPSiS> Money y otras aplicaciones para ayudarlo a simplificar su contabilidad. Haga clic en el botón Zapier gris, justo a la derecha del botón Documentación, para obtener más información.

Gestión de usuarios

¿Necesita ayuda para administrar su facturación? Como propietario de la cuenta de <APPSiS> Money, puede agregar tantos usuarios como desee a su cuenta. Una vez agregados, los usuarios reciben el estado de 'Admin'. Tus Administradores tienen acceso a la mayoría de las áreas y funciones de tu cuenta de Google Apps.

La página Administración de usuarios muestra una tabla que incluye todos los usuarios actuales, con las siguientes columnas de datos:

  • Nombre : El nombre del usuario
  • Correo electrónico : Dirección de correo electrónico del usuario
  • Estado : El estado asignado (Verde = Propietario, Azul = Administrador, Gris = Pendiente, Amarillo = Desactivado)
  • Acción : Coloque el cursor sobre el área Acción para el usuario correspondiente y aparecerá un botón de selección gris. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir un menú desplegable.

En Admins, aparecerán varias opciones:

  • Editar usuario : Para editar los detalles del usuario, haga clic en Editar usuario. Esto abrirá la ventana Editar usuario. Puede editar el nombre del usuario y la dirección de correo electrónico aquí.
  • Archivo Usuario : Para archivar el usuario, haga clic en Archivo Usuario. El nombre de usuario ya no aparecerá en la lista de usuarios.

Para ver los usuarios archivados, marque la casilla Mostrar usuarios archivados que aparece en la parte superior izquierda de la tabla Usuario. Ahora todos los usuarios mostrarán. Los usuarios archivados mostrarán un estado Amarillo deshabilitado. Para restaurar un usuario archivado, haga clic en el botón de selección color gris y seleccione Restaurar usuario en el menú desplegable. El usuario entonces se restaurará a un estado activo.

Consejo

Mientras un estado de usuario es Pendiente, la función Acción también proporciona una opción para Enviar invitación. Si el usuario no ha respondido a su invitación, puede enviarla de nuevo como recordatorio.

Para agregar un usuario a su lista de usuarios, haga clic en el botón Agregar usuario + color azul que aparece en la parte superior derecha de la página Administración de usuarios. Se abrirá la página Usuarios / Crear.

Crear usuario

Introduzca el nombre, apellido y dirección de correo electrónico del usuario.

A continuación, haga clic en el botón Enviar invitación color verde para invitar al usuario a la cuenta.

Si desea cancelar la entrada, haga clic en el botón Cancelar color gris.

Enviar invitacion

Al hacer clic en Enviar invitación, el usuario recibirá un correo electrónico con una invitación para unirse a su cuenta. El nuevo usuario se le pedirá que confirme la invitación y, a continuación, se redirigirá a la página de registro de <APPSiS> Money. Tendrán que introducir su dirección de correo electrónico, seleccionar y confirmar una contraseña para convertirse en un usuario registrado.

Una vez registrado, el nuevo usuario tendrá el estado de Admin. Su nombre y detalles ahora se muestran en la tabla de Gestión de usuarios.

Consejo

El nombre del usuario en la tabla Gestión de usuarios es un enlace que se puede hacer clic que lo lleva a su página Detalles del usuario. Para ver o editar los detalles de un usuario, coloque el cursor sobre el nombre correspondiente en la tabla Gestión de usuarios y haga clic para abrirlo.